Przyspieszenie działań operacyjnych i redukcja kosztów w firmie zaczynają się często od usprawnienia obsługi faktur kosztowych. Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie pomagające uporządkować ten proces i przenieść dużą część działań do środowiska cyfrowego, gdzie są one widoczne i podlegają bieżącej kontroli. Może też być cennym wsparciem w obliczu obowiązku korzystania z KSeF.
Elektroniczny obieg dokumentów a obieg faktur w firmie
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to dedykowany system informatyczny, który odwzorowuje proces pracy z dokumentami w środowisku cyfrowym i automatyzuje jego kolejne etapy. Oprogramowanie może przejąć zadania związane z m.in. obsługą faktur kosztowych – rejestracją, przekazywaniem, akceptacją czy archiwizacją. Ogranicza wówczas potrzebę wykonywania takich zadań manualnie.
EOD przyspiesza obieg dokumentów w firmie, pomaga zredukować koszty ich obsługi, a także sprawia, że zasoby przedsiębiorstwa są lepiej wykorzystywane. Faktura lub inny dokument w EOD trafia do właściwej osoby automatycznie, bez konieczności fizycznego przekazywania czy wysyłania e-mailem. Pracownik szybciej wykonuje swoją pracę, a z części zadań może zostać całkowicie odciążony. Może się wówczas skupić nie na czynnościach administracyjnych, ale strategicznych w kontekście budowania przewagi konkurencyjnej organizacji.
Zmiana modelu obsługi faktur z EOD
Jedną z podstawowych korzyści wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w firmie jest ograniczenie, a nawet całkowite wykluczenie dokumentów papierowych. Skraca to czas obsługi pojedynczej faktury przez pracownika. Redukuje też koszty operacyjne oraz ryzyko związane ze zniszczeniem czy zagubieniem faktury. Dokumenty w środowisku cyfrowym są uporządkowane, łatwe do odnalezienia i skutecznie chronione przed niepożądanym dostępem.
Ważną zmianą jest też stały monitoring terminowości realizacji poszczególnych kroków. Wiadomo, kiedy faktura została wystawiona, kiedy wpłynęła do systemu, czy została już opłacona (a jeśli nie, to kiedy powinna) itd. System automatycznie wysyła przypomnienia oraz powiadomienia, pomagając uniknąć opóźnień, które mogłyby generować dodatkowe koszty lub zakłócać dobre relacje z dostawcami.
Inną istotną modyfikacją jest egzekwowanie procedur. Oprogramowanie EOD czuwa nad tym, by dokument przeszedł wszystkie wymagane etapy akceptacji i dekretacji zgodnie z zasadami przyjętymi dla danego obiegu. Każdy krok procesu ma też przypisaną odpowiedzialność, co zwiększa przejrzystość i ogranicza ryzyko pomyłek.
Z EOD obieg dokumentów w firmie staje się transparentny i kontrolowany. Poszczególne procesy i ich etapy można dokładnie analizować, identyfikując np. wąskie gardła lub opóźnienia. Daje to sposobność stopniowego usprawniania procesów i lepszego zarządzania zasobami przedsiębiorstwa.
Rozwiązania usprawniające obieg faktur w firmie
Nowoczesne oprogramowanie EOD oferuje szereg funkcji, które dodatkowo przyspieszają obsługę faktur i ograniczają potrzebę ich manualnej obsługi. Obecnie jednym ze strategicznych usprawnień jest możliwość integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Korzystając z tej funkcji, organizacja może odbierać i wysyłać faktury ustrukturyzowane bezpośrednio w środowisku systemu, automatyzując proces ich rejestracji oraz przekazywania do dalszej obsługi.
Zaawansowane narzędzia EOD można ponadto zintegrować z programem księgowym w firmie. Wówczas dokumenty w firmie są przekazywane do systemu finansowo-księgowego bez potrzeby ręcznej obsługi (np. przepisywania danych z faktury). Takie usprawnienie ogranicza ryzyko błędów, skraca czas pracy, sprzyja zachowaniu spójności danych i przyspiesza proces księgowania faktur, które mogą być rejestrowane automatycznie.
Znaczącym wsparciem jest także technologia OCR. Za jej sprawą dane z dokumentu, który wpłynął do systemu, mogą być automatycznie odczytane i uzupełnione w odpowiednich polach formularza. Pracownik, zamiast przepisywać je ręcznie, może jedynie zweryfikować poprawność i przekazać dokument dalej.
Podobnych upgrade’ów może być zdecydowanie więcej, a każdy z nich potwierdza, że wdrożenie EOD może całkowicie przeobrazić model obiegu dokumentów w firmie. Miarą sukcesu jest dokładna analiza potrzeb organizacji oraz dobór rozwiązania, które w pełni te potrzeby zaspokoi – w bliskiej i dalekiej przyszłości.
