Zamknięcie działalności gospodarczej nie oznacza, że wszystkie firmowe dokumenty można od razu wyrzucić. Przepisy określają różne okresy ich przechowywania, a ich nieprzestrzeganie może prowadzić do niepotrzebnych problemów podczas kontroli lub przy dochodzeniu swoich praw.
Ile trzeba trzymać dokumenty po zakończeniu działalności?
Okres przechowywania dokumentów po zakończeniu działalności zależy przede wszystkim od ich rodzaju. W praktyce przedsiębiorca może być zobowiązany do przechowywania różnych kategorii dokumentów przez różne okresy, dlatego warto ustalić termin archiwizacji dla każdego rodzaju dokumentacji oddzielnie. Nie obowiązuje jedna, uniwersalna zasada, ponieważ inne terminy dotyczą dokumentacji podatkowej, inne dokumentów związanych z zatrudnianiem pracowników, a jeszcze inne dokumentów księgowych czy kadrowo-płacowych. Z tego względu już na etapie planowania, jak zamknąć działalność gospodarczą, warto uwzględnić również obowiązki związane z archiwizacją dokumentacji.
W przypadku dokumentów podatkowych kluczowe znaczenie ma termin przedawnienia zobowiązań podatkowych. Co do zasady dokumentację należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to, że nie zawsze będzie to pięć lat od dnia zamknięcia firmy. Wiele zależy od momentu powstania obowiązku podatkowego.
Odrębnym zasadom podlega dokumentacja pracownicza. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przechowuje się przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. W przypadku części pracowników zatrudnionych przed tą datą okres przechowywania może wynosić 10, a nawet 50 lat – zależy to od daty zatrudnienia oraz tego, czy pracodawca przekazał do ZUS wymagane raporty informacyjne. Dlatego przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników, powinien każdorazowo ustalić właściwy okres archiwizacji dla danej dokumentacji.
Warto również pamiętać, że obowiązek przechowywania dokumentów dotyczy zarówno wersji papierowej, jak i elektronicznej, o ile została ona sporządzona i zabezpieczona zgodnie z obowiązującymi przepisami. Niezależnie od formy archiwizacji dokumentacja powinna pozostać kompletna, czytelna oraz dostępna na wypadek kontroli lub konieczności potwierdzenia określonych zdarzeń gospodarczych.
Co zrobić z dokumentami po zakończeniu działalności?
Po zakończeniu działalności warto przede wszystkim uporządkować całą dokumentację i podzielić ją na kategorie, np. podatkową, księgową, kadrową czy dotyczącą zawartych umów. Takie uporządkowanie ułatwia późniejsze odnalezienie potrzebnych dokumentów, jeśli zaistnieje konieczność ich przedstawienia urzędowi, sądowi lub innym uprawnionym instytucjom.
Kolejnym krokiem jest zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania. Dokumenty papierowe powinny być zabezpieczone przed zniszczeniem, wilgocią oraz dostępem osób nieuprawnionych. W przypadku dokumentacji elektronicznej należy zadbać o regularne kopie zapasowe, odpowiednie zabezpieczenia przed utratą danych oraz możliwość odczytu plików przez cały wymagany okres archiwizacji.
Dopiero po upływie ustawowych terminów przechowywania dokumenty można zniszczyć. Nie powinno się jednak robić tego w sposób przypadkowy. Dokumentacja często zawiera dane osobowe, informacje finansowe oraz poufne dane kontrahentów. Najlepszym rozwiązaniem jest trwałe zniszczenie dokumentów, np. przy użyciu niszczarki o odpowiednim poziomie bezpieczeństwa lub zlecenie tego zadania profesjonalnej firmie zajmującej się bezpieczną utylizacją dokumentacji.
Warto także pamiętać, że część dokumentów może mieć znaczenie nie tylko z perspektywy obowiązków wobec urzędów. Umowy, potwierdzenia rozliczeń czy dokumentacja dotycząca środków trwałych mogą okazać się przydatne w przypadku sporów z kontrahentami, reklamacji lub konieczności udokumentowania wcześniejszych zdarzeń gospodarczych. Z tego względu przed zniszczeniem dokumentów warto upewnić się, że nie będą już potrzebne z żadnego praktycznego ani prawnego punktu widzenia.
Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe po zakończeniu działalności?
Dokumenty księgowe wymagają szczególnej uwagi, ponieważ obowiązek ich przechowywania wynika zarówno z przepisów podatkowych, jak i – w przypadku podmiotów prowadzących księgi rachunkowe – z ustawy o rachunkowości. Zaliczają się do nich m.in. faktury sprzedaży i zakupu, księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje VAT, dowody księgowe oraz dokumenty potwierdzające poniesione koszty. Każdy z tych dokumentów może mieć znaczenie w przypadku weryfikacji rozliczeń przez właściwe organy.
W praktyce przedsiębiorcy często błędnie zakładają, że wykreślenie firmy z rejestru kończy wszystkie obowiązki związane z dokumentacją księgową. Tymczasem fakt, że wpis został usunięty z ewidencji działalności gospodarczej, nie zwalnia z konieczności zachowania dokumentów przez okres wymagany przepisami. Obowiązek ten nadal istnieje, mimo że działalność formalnie przestała funkcjonować.
Dokumentację podatkową co do zasady należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Natomiast przedsiębiorcy prowadzący księgi rachunkowe powinni pamiętać, że ustawa o rachunkowości przewiduje odrębne terminy przechowywania niektórych dokumentów. Przykładowo księgi rachunkowe przechowuje się przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą, chyba że odrębne przepisy wymagają ich dłuższego przechowywania. Część dokumentacji może podlegać innym terminom określonym w tej ustawie.
Szczególną ostrożność warto zachować również w odniesieniu do dokumentów związanych z zakupem środków trwałych, amortyzacją czy rozliczeniem dotacji. Takie dokumenty mogą być potrzebne nie tylko podczas ewentualnych czynności sprawdzających, lecz także w sytuacjach związanych z późniejszą sprzedażą majątku firmowego lub wyjaśnianiem rozliczeń z poprzednich lat.
Dobrą praktyką jest stworzenie uporządkowanego archiwum, w którym dokumenty zostaną posegregowane według lat oraz rodzaju prowadzonej dokumentacji. Dzięki temu nawet po wielu latach można szybko odnaleźć potrzebne faktury, ewidencje czy zestawienia finansowe, bez konieczności przeszukiwania całego zbioru dokumentów. Taki sposób archiwizacji pozwala ograniczyć ryzyko zagubienia ważnych danych i znacznie ułatwia zarządzanie dokumentacją po zakończeniu działalności.
Jakie są różnice w przechowywaniu dokumentów między likwidacją spółki a zamknięciem JDG?
Choć obowiązek archiwizacji dokumentów występuje zarówno w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i spółek, różni się przede wszystkim zakresem dokumentacji oraz odpowiedzialnością za jej przechowywanie. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej za przechowywanie dokumentacji odpowiada przedsiębiorca. Natomiast przy likwidacji spółki sposób przechowywania dokumentów oraz podmiot odpowiedzialny za ich archiwizację określają przepisy Kodeksu spółek handlowych. W zależności od rodzaju spółki dokumentacja może zostać przekazana wskazanej osobie lub podmiotowi, który będzie odpowiadał za jej przechowywanie po zakończeniu likwidacji.
Likwidacja spółki wiąże się również z większą liczbą dokumentów wymagających archiwizacji. Oprócz dokumentacji księgowej i podatkowej znaczenie mają m.in. uchwały wspólników, protokoły zgromadzeń, dokumentacja likwidacyjna czy dokumenty korporacyjne. W praktyce oznacza to, że proces porządkowania i zabezpieczenia dokumentów jest zazwyczaj bardziej złożony niż w przypadku zamknięcia jednoosobowej działalności.
Warto także odróżnić definitywne zakończenie prowadzenia firmy od sytuacji, jaką jest zawieszenie działalności gospodarczej. W okresie zawieszenia przedsiębiorca nadal pozostaje wpisany do właściwego rejestru i może wznowić prowadzenie biznesu. Wówczas dokumentacja firmowa powinna być nadal przechowywana w sposób umożliwiający jej wykorzystanie po wznowieniu działalności. Zawieszenie nie powoduje więc takich skutków jak likwidacja przedsiębiorstwa czy rozwiązanie spółki.
Niezależnie od wybranej formy prowadzenia biznesu warto zadbać o to, aby dokumentacja po zakończeniu działalności była kompletna i odpowiednio zabezpieczona. Pozwala to uniknąć problemów organizacyjnych, ułatwia wyjaśnienie ewentualnych wątpliwości dotyczących wcześniejszych rozliczeń oraz stanowi potwierdzenie prawidłowego prowadzenia spraw przedsiębiorstwa również po jego zamknięciu.
