Definicja beneficjenta rzeczywistego została podana w Ustawie o przeciwdziałaniu prania pieniędzy i finansowaniu terroryzmu z dnia 1 marca 2018 r. Od 2020 r. spółki prawa handlowego, fundacje i stowarzyszenia, podlegające wpisowi do KRS, mają obowiązek zgłosić go do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. W tym artykule wyjaśniamy, jak wygląda procedura i co grozi za niedopełnienie obowiązku!
Kto to jest beneficjent rzeczywisty?
Beneficjentem rzeczywistym jest osoba fizyczna która:
- posiada więcej niż 25% akcji lub udziałów,
- dysponuje ponad 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym osoby prawnej,
- sprawuje bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółką matką, która posiada więcej niż 25% akcji lub udziałów w spółce córce.
Kto pełni funkcję beneficjenta rzeczywistego w przypadku trustu? Może nim być założyciel, powiernik, nadzorca (w przypadku jego ustanowienia), inna osoba sprawująca nad nim kontrolę.
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) działa od 13 października 2019 r. W założeniu ustawodawcy ma on przeciwdziałać finansowaniu terroryzmowi i praniu pieniędzy. Oprócz tego zwiększa bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i ułatwia weryfikację strukturę organizacyjną osób prawnych. Przestępcy nie mogą ukryć swojej tożsamości w spółce córce. To rejestr publiczny, za którego prowadzenie odpowiada Minister Finansów. Informacje dotyczące beneficjentów rzeczywistych są jawne, co wzbudza zaufanie do systemu finansowego.
Do dokonywania zgłoszeń w CRBR są zobowiązane następujące podmioty:
- spółki prawa handlowego, które podlegają wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) – spółki jawne, komandytowe, komandytowo-akcyjne, akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością, proste spółki akcyjne.
- fundacje,
- spółki europejskie,
- europejskie zgrupowania interesów gospodarczych,
- spółdzielnie,
- spółdzielnie europejskie,
- stowarzyszenia, które podlegają obowiązkowi wpisu do KRS,
- trusty, których pełnomocnicy lub osoby zajmujące równoważne stanowiska spełniają określone warunki:
- nawiązują stosunki gospodarcze, bądź nabywają nieruchomość na terenie Polski w imieniu lub na rzecz trustu albo
- zamieszkują lub mają siedzibę w Polsce.
Jaką rolę pełni beneficjent rzeczywisty?
Jeśli pojawią się trudności z określeniem beneficjenta rzeczywistego, można podać osobę fizyczną, zajmującą wyższe stanowisko kierownicze, np. członka zarządu. Wyobraźmy sobie sytuację, w której spółka komandytowa ma pięciu wspólników, z których jeden posiada 40% akcji, a pozostali po 15%. W tym przypadku rolę beneficjenta rzeczywistego odgrywa pierwszy akcjonariusz. Jego właściwe zidentyfikowanie ułatwia instytucjom finansowym i organom nadzorczym kontrolę transakcji i wykrycie podejrzanych zachowań.
Zgłoszenie beneficjenta rzeczywistego
Zgłoszenie dokonuje się bezpłatnie w formie elektronicznej. Przypominamy, że musi być ono podpisane przez profil zaufany ePUAP lub opatrzone podpisem kwalifikowanym. Informacje do CRBR należy zgłosić w ciągu 14 dni od dnia wpisu podmiotu do Krajowego Rejestru Sądowego. Taki sam termin obowiązuje w przypadku dokonania zmiany przekazanych informacji. Aby zweryfikować beneficjenta rzeczywistego, wystarczy podać PESEL danej osoby (jeśli nie został nadany – można wyszukać po dacie urodzenia) lub NIP spółki. W tym celu należy wejść na stronę https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/wyszukaj
Do zgłoszenia należy dołączyć oświadczenie o prawdziwości przekazywanych informacji. Należy pamiętać, że za złożenie fałszywego oświadczenia grozi odpowiedzialność karna. W razie potrzeby warto skonsultować się z adwokatem lub radcą prawnym, który pomoże w określeniu beneficjentów rzeczywistych i przeprowadzi cały proces. Dzięki temu zyskujemy pewność, że dopełnimy obowiązku zgłoszenia spółki do CRBR. Pomoc prawnika przyda się także wtedy, gdy będziemy chcieli zaktualizować dane w rejestrze.
Beneficjent rzeczywisty w fundacji
W przypadku spółki kapitałowej zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego dokonuje osoba ustawowo upoważniona do jej reprezentacji. Jeśli chodzi o spółki z o.o., obowiązek spoczywa na członkach zarządu. Właściwe ustalenie beneficjenta rzeczywistego odgrywa bardzo ważną rolę, ponieważ wywiera on znaczący wpływ na podmiot. Członkowie zarządu są też zobowiązani do aktualizacji danych w CRBR. Jak wygląda sytuacja w przypadku stowarzyszeń, fundacji i spółdzielni? Należy zaznaczyć, że zależy to od struktury organizacji. Może to być członek zarządu, prezes, dyrektor lub osoba pełniąca równoważną funkcję. Ustawa dopuszcza również beneficjenta i inne osoby, na rzecz których została ustanowiona fundacja.
Ważne jest, aby dana osoba miała ona dostęp do danych dotyczących beneficjenta rzeczywistego, dzięki czemu dostarczy aktualne informacje do rejestru.
Beneficjent rzeczywisty w stowarzyszeniu
W przypadku stowarzyszeń i spółdzielni socjalnych wskazujemy wszystkich członków zarządu.
Zastanawiasz się, jak dokonać zgłoszenia do rejestru beneficjentów rzeczywistych? Niezależnie od podmiotu należy podać następujące dane osoby fizycznej:
- imię i nazwisko,
- numer PESEL (jeśli nie został nadany – data urodzenia),
- obywatelstwo,
- państwo zamieszkania,
- charakter i wielkość udziałów w spółce lub przysługujące mu uprawnienia.
W zgłoszeniu powinny również znaleźć takie informacje jak:
- nazwa firmy lub dane pozwalające zidentyfikować trust,
- siedziba lub miejsce zamieszkania – w przypadku trustu,
- forma organizacyjna,
- NIP (jeżeli został nadany),
- numer KRS, a w przypadku trustu – nazwa rejestru wraz z numerem.
Ustalenie beneficjentów rzeczywistych niekiedy sprawia trudności, ale warto zadbać o ich terminowe zgłoszenie. W przeciwnym razie narażamy się na karę w wysokości do 1 mln zł. Należy zaznaczyć, że przewidziana jest ona również dla podmiotów, które podały nieprawdziwe dane lub nie zaktualizowały informacji.
Beneficjent rzeczywisty w spółce komandytowej
Spore wątpliwości pojawiają się w przypadku spółek komandytowych, w których wyróżniamy dwa rodzaje wspólników:
- komplementariusze – odpowiadają całym majątkiem osobistym za zobowiązania spółki, ale mogą prowadzić sprawy spółki i ją reprezentować,
- komandytariusze – ponoszą odpowiedzialność za zobowiązania podmiotu jedynie do wysokości sumy komandytowej, ale nie mogą reprezentować spółki, ani prowadzić spraw w jej imieniu.
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy komandytariuszy można uznać za beneficjentów rzeczywistych. Specjaliści uważają, że tak, dlatego należy wpisać ich do rejestru. Każdy przypadek należy jednak rozpatrywać indywidualnie. W tym celu warto zapoznać się z umową spółki komandytowej.
Beneficjent rzeczywisty w spółce jawnej
Zastanawiasz się, jak ustalić, kto jest beneficjentem rzeczywistym w spółce kapitałowej? Przede wszystkim należy pamiętać, że zaliczamy do nich spółki akcyjne, z o.o. i proste spółki akcyjne. Do rejestru zgłaszamy każdego akcjonariusza (wspólnika), który posiada więcej niż 25% akcji (lub udziałów) w danym podmiocie. Taką zasadę możemy również zastosować w przypadku spółki komandytowo-akcyjnej. Nieco inaczej wygląda sytuacji, jeśli chodzi o spółki osobowe. Nie mamy tutaj do czynienia z akcjami (udziałami), ani kapitałem zakładowym. Każdy wspólnik ma takie same prawa, dlatego warto zgłosić wszystkich wspólników do rejestru beneficjentów rzeczywistych.