Co oznaczają odchylenia od cen ewidencyjnych?

Jeśli zdarzyło ci się pracować w branży handlowej, z pewnością wiesz, czym jest ewidencja. Tego pojęcia można używać w odniesieniu do zatrudnienia, jednak najczęściej określenie stosuje się do wykazania obrotów i dochodów firmy. Aby obliczyć je prawidłowo, należy wiedzieć, czym jest cena ewidencyjna oraz czym charakteryzują się odchylenia od cen ewidencyjnych. Sprawdźmy to.

Czym są ceny ewidencyjne?

Ceny ewidencyjne stanowią oficjalną wartość, do której odnoszą się przedsiębiorcy podczas sporządzania ewidencji i dokumentacji dotyczącej towarów i usług. Organizacje zajmujące się regulacją cen ustalają je na podstawie różnych czynników, takich jak koszty produkcji, inflacja, popyt i podaż na danym rynku. Mają one istotne znaczenie zarówno dla przedsiębiorców, którzy ustalają ceny swoich produktów, jak i dla konsumentów, którzy dokonują zakupów.

Dla przedsiębiorców ceny ewidencyjne towarów i usług stanowią punkt odniesienia przy ustalaniu cen swoich produktów. Znając ustaloną cenę ewidencyjną, przedsiębiorcy mogą uwzględnić koszty produkcji, marże zysku i inne czynniki, aby okreslić ostateczną cenę swojego produktu. Przyjrzenie się odchyleniom od cen ewidencyjnych może również pomóc przedsiębiorcom w analizie rynku i konkurencji oraz w dostosowywaniu swojej strategii cenowej.

Dla konsumentów ceny ewidencyjne są ważne, ponieważ stanowią podstawę do porównywania cen różnych produktów i usług. Pomagają im one w podejmowaniu świadomych decyzji zakupowych. Na podstawie cen ewidencyjnych mogą porównać oferty różnych sprzedawców, zidentyfikować potencjalne oszustwa lub nieprawidłowości cenowe oraz zrozumieć, jakie produkty i usługi są dostępne w określonym przedziale cenowym.

Jakie rodzaje cen ewidencyjnych możemy wyróżnić?

Ceny ewidencyjne dzielą się na stałe i zmienne.

1. Stała cena ewidencyjna oznacza wartość, którą przyjmujemy na potrzeby dokonania wyceny rozchodów i przychodów asortymentu. Inaczej nazywamy ją ceną planowaną lub przewidywaną. Aby ją ustalić, bazujemy na cenach, które do tej pory były typowe dla danego produktu lub średnich wynikających z dotychczasowych zamówień.
2. Zmienna cena ewidencyjna – tym pojęciem określamy rzeczywistą cenę nabycia towaru lub usługi.

Przeprowadzając ewidencję, pracownicy branży gastronomicznej kierują się zazwyczaj zasadą FIFO (First In First Out). Pod uwagę należy brać również inne czynniki. Jednym z najważniejszych zagadnień są odchylenia od cen ewidencyjnych, do których powrócimy w dalszej części artykułu.

W jaki sposób wykonuje się ewidencję?

Przedsiębiorcy dokonują ewidencji w celu skrupulatnego rejestrowania i monitorowania różnych aspektów związanych z ich działalnością gospodarczą. Proces ewidencji jest istotny zarówno z perspektywy prawnego obowiązku, jak i prowadzenia biznesu w sposób zorganizowany i przejrzysty. Istnieje kilka sposobów, które mogą wykorzystać przedsiębiorcy, dokonując ewidencji. Oto niektóre spośród najczęściej stosowanych metod:

1. Ewidencja księgowa. Przedsiębiorcy utrzymują szczegółową ewidencję finansową, w której rejestrują przychody, koszty, inwestycje, zobowiązania finansowe i inne transakcje związane z ich działalnością. Mogą korzystać z różnych systemów księgowych, takich jak programy komputerowe lub tradycyjne księgi rachunkowe.
2. Ewidencja sprzedaży. Przedsiębiorcy prowadzą rejestr sprzedaży, w którym rejestrują wszystkie transakcje dotyczące towarów lub usług. W przypadku sprzedaży detalicznej może służyć ku temu kasa fiskalna lub system elektroniczny do rejestrowania sprzedaży.
3. Ewidencja zakupów. Przedsiębiorcy utrzymują ewidencję zakupów, w której rejestrują wszelkie zakupione towary lub usługi. Może ona obejmować faktury, paragony, umowy lub inne dokumenty potwierdzające transakcje zakupowe.
4. Ewidencja pracowników. Przedsiębiorcy prowadzą ewidencję pracowników, w której rejestrują informacje dotyczące zatrudnienia, takie jak dane personalne, umowy o pracę, dokumentację związaną z płacami i inne informacje związane z zatrudnieniem.
5. Ewidencja środków trwałych. Przedsiębiorcy rejestrują swoje środki trwałe, takie jak nieruchomości, pojazdy, maszyny czy urządzenia. W ewidencji odnotowuje się informacje dotyczące wartości, daty nabycia, amortyzacji i innych szczegółów związanych z tymi aktywami.
6. Ewidencja dokumentacji prawnej. Przedsiębiorcy utrzymują również ewidencję dokumentów prawnych, takich jak umowy, kontrakty, licencje, polisy ubezpieczeniowe i inne dokumenty dotyczące działalności gospodarczej.

Przedsiębiorcy mogą korzystać z różnych narzędzi i systemów do prowadzenia ewidencji, takich jak oprogramowanie do zarządzania firmą, arkusze kalkulacyjne i tradycyjne metody stosowane w księgowości.

Teraz, kiedy wiesz już, co oznacza ewidencja, możemy przejść do wyjaśnienia zjawiska odchyleń od cen ewidencyjnych.

Odchylenia od cen ewidencyjnych – co to takiego?

Jak wiemy, ceny towarów i usług ulegają dynamicznym zmianom pod wpływem różnorodnych czynników. Dlatego ceny rzeczywiste bardzo często różnią się od cen przewidywanych. Mówimy wówczas o odchyleniu od cen ewidencyjnych. Wyróżniamy wśród nich:

• odchylenie kredytowe, zwane ujemnym; występuje, gdy rzeczywista cena zakupu jest niższa od przyjętej ceny ewidencyjnej,
• odchylenie debetowe, zwane dodatnim; występuje, gdy rzeczywista cena zakupu jest wyższa od przyjętej ceny ewidencyjnej.

Mogłoby się wydawać, że przedsiębiorca powinien zwracać uwagę jedynie na debetowe odchylenia od cen ewidencyjnych, podczas gdy kredytowe powinny go cieszyć. Nic bardziej mylnego. Oba zjawiska świadczą o przemianach rynkowych, które należy kontrolować i odnotowywać. Może się zdarzyć, że kredytowe i debetowe odchylenia od cen ewidencyjnych zrównoważą się. Jest to sytuacja korzystna z punktu widzenia dokumentacji, jednak należy ją monitorować – prawdopodobnie nie powtórzy się bowiem w kolejnym okresie rozliczeniowym.

W jaki sposób obliczyć odchylenie od ceny ewidencyjnej?

Obliczenie odchylenia od ceny ewidencyjnej jest bardzo proste. To różnica między ceną rzeczywistą a ceną planowaną. Oczywiście, w przypadku zakupów opiewających na duże, niezaokrąglone kwoty, obliczenia mogą okazać się bardziej skomplikowane. Dlatego warto korzystać z dostępnych narzędzi komputerowych i nowoczesnych systemów księgowości. W ten sposób zachowamy kontrolę nad budżetem.