Rozważasz wprowadzenie elektronicznej wymiany danych, czyli EDI w firmie? To bardzo dobry kierunek działania, który może przynieść Twojej firmie wiele korzyści. Dowiedz się, czym dokładnie jest system EDI i jak może Ci pomóc w rozwoju.
System EDI – więcej niż technologia
System EDI, czyli elektroniczna wymiana danych w formacie cyfrowym, może być wykorzystany w komunikacji między partnerami biznesowymi, głównie w obszarach B2B i B2G.
System EDI:
- stanowi integralny element e-commerce i szeroko pojętego e-biznesu, w szczególności prowadzonego na skalę międzynarodową;
- pozwala maksymalnie zautomatyzować procesy dzięki zintegrowanej wymianie danych;
- może być wykorzystany przy realizacji różnych procesów firmowych – np. związanych z wymianą informacji o zamówieniach między sprzedawcą a dostawcą, przetwarzaniem faktur czy zarządzaniem Master Data;
- dla bezproblemowej komunikacji jest ujęty w ramach ujednoliconych standardów technologicznych – stosowane są formaty danych takie jak GS1 EANCOM® czy UN/EDIFACT oraz standardy identyfikacyjne GLN, GTIN i SSCC.
System EDI to nie tylko rozwiązanie technologiczne. Firmy, które je wdrożyły, podkreślają, że był to dla nich sposób na wykonanie milowego kroku w stronę nowoczesnego zarządzania oraz dostosowania się do zmiennych potrzeb rynkowych.
Korzyści z elektronicznej wymiany danych, które musisz znać
Na co konkretniej może się przełożyć elektroniczna wymiana danych wdrożona w Twojej firmie? Lista korzyści jest długa, ale wystarczy wymienić trzy kluczowe, aby zyskać wszystkie niezbędne argumenty. Oto one.
1. Optymalizacja kosztów działalności
Niższe koszty operacyjne to efekt dwóch zjawisk.
Po pierwsze, system EDI eliminuje konieczność korzystania z drukowanych dokumentów. Są one generowane, wypełniane i przesyłane elektronicznie. Nie trzeba więc ponosić kosztów związanych z zakupem drukarek i materiałów eksploatacyjnych do nich. Znikają też wydatki związane z wysyłką korespondencji tradycyjną pocztą – dokumenty docierają do kontrahentów drogą cyfrową. Szybciej, bezpiecznie i bez dodatkowych kosztów.
Po drugie, elektroniczna wymiana danych zmniejsza nakład czasu na zadania związane z obiegiem dokumentów. To pozwala albo zredukować liczbę etatów, albo wykorzystać produktywniej czas, którym dysponują pracownicy.
2. Zwiększenie wydajności operacyjnej
Dzięki systemowi EDI procesy firmowe są realizowane znacznie sprawniej. Nie ma mowy o stracie czasu na przekazywanie dokumentów z rąk do rąk, opóźnieniach wynikających z błędów ludzkich przy sporządzaniu zamówień lub faktur czy „przegapieniu” jakiegoś zlecenia. W efekcie:
- kierownictwo na bieżąco śledzi postępy w realizacji bieżących zadań;
- dane są przetwarzane sprawniej i w czasie rzeczywistym są wymieniane w komunikacji wewnętrznej oraz z zewnętrznymi partnerami;
- można krok po kroku udoskonalać procesy – obserwując „jak na dłoni”, gdzie konieczne jest wdrożenie zmian.
Wyższa wydajność to natomiast pierwszy krok w stronę poprawy jakości obsługi klientów i zwiększenia przychodów.
3. Usprawnienie procesów korporacyjnych
W dobie roli, jaką w zarządzaniu dużymi firmami odgrywa polityka ESG, usprawnienie procesów korporacyjnych to klucz do sukcesu. Elektroniczna wymiana danych sprzyja osiągnięciu tego efektu. Pozwala m.in. na:
- większą transparentność współpracy między partnerami;
- wyższe bezpieczeństwo przesyłanych informacji;
- obniżenie śladu węglowego firmy i prowadzenie działalności w bardziej zrównoważony sposób.
Jak zatem widać, wdrożenie systemu EDI, np. w ramach współpracy z EDITEL, może wprowadzić do Twojej firmy znaczącą zmianę jakościową. Skonsultuj się z ekspertami w tym obszarze, dowiedz się, jak wygląda ten proces w praktyce i podejmij świadomą decyzję.
