KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur już niedługo odmieni funkcjonowanie biznesu w Polsce. Zamiast więc czekać na ostatni moment, lepiej już teraz zacząć przygotowywać się do zapowiadanych zmian, aby można było sprawnie i bez przestojów wdrożyć faktury ustrukturyzowane w swojej firmie. Warto mieć na uwadze, że obowiązek ich wystawiania jest nieunikniony i w pewnym momencie każda firma działająca w Polsce będzie musiała korzystać z KSeF.
- Czym jest Krajowy System e-Faktur?
- Istotne terminy dla przedsiębiorców
- Najważniejsze korzyści związane z KSeF
- Jak przygotować się na KSeF?
- Polecany program do fakturowania
- Kluczowe elementy faktur ustrukturyzowanych
- Automatyzacja procesów z KSeF
System wdrożony przez Ministerstwo Finansów wpłynie przede wszystkim na obieg dokumentów, z czym wiąże się kilka istotnych zalet. Sprawdź, na jakie korzyści mogą liczyć firmy korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, od kiedy będą musiały wystawiać faktury ustrukturyzowane oraz jakie kroki można podjąć, aby ułatwić sobie wdrożenie KSeF.
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur określany skrótem KSeF to prowadzona przez Ministerstwo Finansów centralna platforma teleinformatyczna, która ma usprawnić obieg dokumentów. KSeF służy do wystawiania, przechowywania i udostępniania faktur. Nie są to jednak standardowe dokumenty, do jakich przedsiębiorcy mogli się przyzwyczaić w ostatnich latach, a faktury ustrukturyzowane w jednolitym formacie XML.
KSeF eliminuje konieczność przesyłania faktur do klienta, drukowania ich czy nawet samodzielnego archiwizowania. Każdy wystawiony dokument zostaje automatycznie przekazany do KSeF, a następnie poddany automatycznej weryfikacji. Jeżeli system nie zauważy żadnych błędów, faktura zostaje przekazana do kontrahenta. W praktyce wygląda to tak:
- Firma korzysta z oprogramowania typu firmly do wygenerowania faktury w formacie XML i przesłania jej do KSeF.
- Krajowy System e-Faktur przeprowadza weryfikację danych.
- Faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny oraz UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
- Nabywca otrzymuje dostęp do faktury po zalogowaniu się do KSeF.
Jak widać jest to duża zmiana, w porównaniu z tradycyjnym obiegiem faktur, a chociaż nie wszyscy przedsiębiorcy są zadowoleni z zapowiedzianych zmian, to należy mieć świadomość, że obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest coraz bliżej. Na szczęście dzięki podjęciu odpowiednich kroków, takich jak wybranie intuicyjnego programu do fakturowania z KSeF, można ułatwić sobie cały proces i uniknąć niepotrzebnych, a często również kosztownych błędów.
Istotne terminy dla przedsiębiorców
Obowiązek korzystania z KSeF został rozłożony w czasie, więc początkowo tylko większe podmioty będą musiały wystawiać w nim faktury ustrukturyzowane. Termin ten przypada na 1 lutego 2026 r. Trzeba jednak mieć na uwadze, że chociaż mniejsze firmy mogą się wstrzymać z korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur do 1 kwietnia 2026 roku, to jednocześnie muszą być gotowe do ich odbierania już od lutego. Szczegółowy harmonogram wdrożenia KSeF w Polsce przedstawia się następująco:
- 1 lutego 2026 r. – wszyscy podatnicy muszą przyjmować faktury KSeF, a duże przedsiębiorstwa (przychód ze sprzedaży za 2024 r. powyżej 200 mln zł brutto) wystawiać dokumenty w tym systemie.
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur KSeF obejmuje małe i średnie firmy.
- 1 stycznia 2027 r. – z KSeF muszą korzystać również mikroprzedsiębiorcy (sprzedaż do 10 tysięcy zł miesięcznie)
Najważniejsze korzyści związane z KSeF
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga od przedsiębiorców dostosowania obowiązujących procedur, stosowania określonego formatu XML i upewnienia się, że nowy program do faktur będzie bez problemu działał z wykorzystywanymi w firmie aplikacjami. Na szczęście oprócz tych wymogów, KSeF wiąże się z kilkoma istotnymi korzyściami.
Pierwsza z nich dotyczy przede wszystkim czynnych płatników VAT. Dzięki wdrożeniu KSeF termin zwrotu nadwyżki podatku zostanie skrócony z 60 do 40 dni, co może ułatwić firmom zachowanie płynności finansowej. Kolejną zaletą jest darmowa archiwizacja dokumentów, co przekłada się na większe bezpieczeństwo. Podatnicy nie będą musieli inwestować w systemy do archiwizowania danych, co przekłada się na dodatkowe oszczędności. Dane będą przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez 10 lat.
Istotną zaletą wynikającą z wprowadzenia standaryzacji faktur jest przyspieszenie obiegu informacji. Każdy przedsiębiorca może w dowolnym momencie uzyskać dostęp do wszystkich dokumentów, zarówno tych wystawionych, jak i otrzymanych. KSeF ogranicza również ryzyko błędów, co jest związane z ustrukturyzowanym formatem danych. Jeżeli jednak pojawi się konieczność wprowadzenia zmian, system zapewnia wszystkim użytkownikom możliwość skorzystania z jednolitej procedury.
Jak przygotować się na KSeF?
Proces przygotowania firmy do wdrożenia KSeF nie musi być skomplikowany, o ile postawi się na sprawdzony program do fakturowania z KSeF. W końcu to właśnie wybór odpowiedniej technologii pozwoli uniknąć błędów związanych z automatyczną wysyłką faktur do KSeF, odbieraniem faktur kosztowych czy prowadzeniem KPiR. Ze wszystkimi tymi zadaniami poradzi sobie program firmly, który jest w 100% zintegrowany z KSeF. Dodatkowo można go łatwo połączyć z wewnętrznymi procesami. W standardzie aplikacja oferuje automatyczne księgowanie e-faktur sprzedaży i kosztów do KPiR, a także zapewnia płynną współpracę z biurem rachunkowym.
Dodatkową zaletą jest możliwość przeprowadzenia testów przed narzuconym terminem wdrożenia e-faktur, co pozwala zweryfikować wszystkie procesy, a w razie potrzeby wprowadzić niezbędne zmiany. Do korzystania z KSeF niezbędne jest jeszcze uwierzytelnienie. Podatnik może przeprowadzić je na jeden z trzech sposobów: użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, skorzystanie z profilu zaufanego (opcja dostępna dla JDG) oraz token.
Polecany program do fakturowania
Jeżeli chodzi o wybór programu do fakturowania, małe firmy i osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mają ułatwione zadanie. W ich przypadku najlepiej sprawdzi się proste i niezawodne rozwiązanie w postaci aplikacji firmly. Przemawiają za nim również względy ekonomiczne (wystawianie faktur VAT w firmly jest bezpłatne). Co więcej, program zapewnia 100% zgodności z KSeF, a wysyłka i odbiór e-faktur ustrukturyzowanych przebiega zawsze zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dodatkowo aplikacja sprawdzi się również jako centrum dowodzenia całą firmą. Można w niej prowadzić KPiR, generować JPK_V7 oraz mieć łatwy dostęp do druków e-ZUS i różnego rodzaju umów. Program firmly pozwala na sprawną komunikację z biurem rachunkowym, jest prosty w obsłudze i dostępny online oraz na urządzeniach mobilnych z systemami iOS i Android.
Kluczowe elementy faktur ustrukturyzowanych
Faktury ustrukturyzowane mają inny wygląd niż tradycyjne dokumenty, co wynika z zastosowania formatu XML. Zaletą takiego rozwiązania jest automatyczne mapowanie wymaganych pól przez program do KSeF, co pozwala wyeliminować błędy przy wprowadzaniu danych. Kluczowe elementy e-faktur ustrukturyzowanych to przede wszystkim:
- Unikalny numer KSeF – system nadaje go automatycznie po przyjęciu faktury. Stanowi podstawowy identyfikator dokumentu.
- Dane sprzedawcy i nabywcy,
- Data wystawienia dokumentu,
- Dane transakcyjne – muszą uwzględniać opis towarów lub usług, kwoty netto i zastosowane stawki VAT.
Automatyzacja procesów z KSeF
Jak widać wprowadzenie KSeF to nie tylko obowiązki, ale również korzyści dla przedsiębiorców. Eliminacja konieczności ręcznego wprowadzania danych eliminuje ryzyko popełnienia błędów i pozwala zaoszczędzić czas. Jednolity format XML faktur ustrukturyzowanych ułatwia natomiast szybki i prawidłowy odczyt danych przez program do fakturowania firmly. W praktyce pozwala to księgować faktury kosztowe niemal w czasie rzeczywistym. Dodając do tego brak konieczności drukowania dokumentów i prowadzenia archiwum, przedsiębiorcy zyskują więcej czasu na rozwijanie swojego biznesu.
