MT: Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur – jak ich uniknąć? MD: Poznaj typowe błędy przy wystawianiu faktur VAT. Sprawdź, co robić, by faktura była zgodna z przepisami i nie narażała na kłopoty z fiskusem Wystawianie faktur to codzienna praktyka w biznesie, jednak nawet drobne uchybienia mogą skutkować poważnymi konsekwencjami — od konieczności korekt po problemy z organami podatkowymi. Warto zatem wiedzieć, jakie błędy pojawiają się najczęściej i jak skutecznie ich unikać, by zapewnić zgodność z przepisami oraz sprawne funkcjonowanie firmy.
Wystawienie faktur VAT dziecinnie proste? Niekoniecznie
Wystawienie faktury nie należy do szczególnie trudnych zadań. Nie oznacza to jednak, że mowa jest o banalnie prostej formalności. Wręcz przeciwnie, dość łatwo bowiem o popełnienie błędów, które mogą prowadzić do problemów z fiskusem. Faktura jako formalne potwierdzenie transakcji pomiędzy dwoma podmiotami zawiera bowiem informacje, które są istotne z podatkowego punktu widzenia.
Wbrew pozorom dość łatwo podczas sporządzana faktury o popełnienie np. takich pomyłek jak:
- wskazanie nieprawidłowej stawki VAT,
- brak właściwego oznaczenia formy płatności.
Nie istnieje uniwersalny sposób, który pozwoli zredukować ryzyko pomyłek do zera. Można jednak takie ryzyko mocno ograniczyć – w zadaniu tym pomoże dobry program do fakturowania.
Jakie są typowe błędy podczas wystawiania faktur? Przyjrzyjmy się temu bliżej.
Błędna data wykonania usługi lub data wystawienia – więcej niż drobna pomyłka
Jednym z częstych błędów przy wystawianiu faktur jest nieprawidłowe wskazanie daty dostawy towaru lub wykonania usługi. Przedsiębiorcy mogą pomylić datę wystawienia faktury z datą sprzedaży, a przecież w niektórych przypadkach daty te się różnią (i to znacząco). Tymczasem, według zasad ogólnych podatek VAT naliczany jest na podstawie daty wykonania usługi, nie zaś momentu wystawienia dokumentu. W efekcie nawet drobna pomyłka w tym zakresie może prowadzić do poważnych nieścisłości w rozliczeniach i konieczności składania korekt.
Błędna stawka VAT
Kolejny potencjalny problem to zastosowanie nieprawidłowej stawki VAT. Wybór odpowiedniego poziomu opodatkowania nie zawsze jest prosty – przepisy zmieniają się regularnie, a wiele usług i towarów jest objętych stawkami preferencyjnymi. Niestety, nawet najlepszy program do faktur nie poradzi sobie z tym problemem, a ustalenie prawidłowej stawki VAT to niemały kłopot nawet dla doradcy podatkowego.
Z drugiej strony w przypadku faktury sporządzanej ręcznie lub np. w Excelu łatwo o pomyłkę, gdy dokument obejmuje pozycje objęte różnymi stawkami VAT. Program do fakturowania zmniejsza ryzyko błędów rachunkowych.
Brak kodu GTU – nieprzestrzeganie obowiązków ewidencyjnych
Od momentu wprowadzenia plików JPK_V7 obowiązkiem przedsiębiorcy podczas wystawiania faktur jest wskazywanie odpowiedniego kodu GTU – czyli grupy towarowo-usługowej. Brak takiego oznaczenia może być podstawą do zakwestionowania poprawności dokumentu przez urząd skarbowy podczas kontroli. Tymczasem, programy księgowe wymuszają wprowadzenie takiego kodu.
Błędna numeracja faktur – naruszenie ciągłości dokumentacji
Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT faktura musi posiadać unikalny numer. Ponadto, przedsiębiorcy powinni prowadzić rejestr faktur, którym nadaje się kolejne numery porządkowe. Dzięki temu można zachować ciągłość w dokumentacji. Błędy w numeracji – w tym m.in. pominięcie czy zdublowanie numeru – są typowe w przypadku ewidencji księgowej prowadzonej np. na papierze. Użycie programu do faktur znacząco obniża ryzyko takich błędów.
Nieprawidłowe dane nabywcy – problem z weryfikacją stron biorących udział w transakcji
Sytuacja, w której przedsiębiorca umieszcza na fakturze błędne dane nabywcy, to pomyłka wręcz banalna. Chodzi tu np. o:
- nieprawidłowy NIP,
- błędną nazwę firmy,
- stary adres siedziby.
Taka pomyłka jest typowa np. w sytuacji, gdy kontrahent zmienia nazwę firmy czy przekształca ją w spółkę. Błędy te, do których może dojść również wskutek pośpiechu czy roztargnienia, prowadzą do trudności z weryfikacją transakcji. Urząd skarbowy może uznać taki dokument za nieprawidłowy.
Na szczęście, w przypadku wystawiania faktur za pomocą dedykowanego programu wystarczy wpisać numer NIP kontrahenta lub wybrać go z już istniejącej bazy (taka baza jest tworzona przez program na podstawie wystawionych wcześniej dokumentów).
Jak przedsiębiorca może uniknąć błędów przy wystawianiu faktur?
Oczywiste jest, że każda faktura powinna być przygotowywana przez przedsiębiorcę z należytą starannością. W praktyce jednak trudno jest samodzielnie zadbać o każdy detal, szczególnie w sytuacji, gdy prowadzi się małą firmę bez działu księgowego czy handlowego.
Na szczęście, nowoczesne programy do fakturowania są w stanie przynajmniej częściowo zautomatyzować cały proces oraz znacząco zmniejszyć ryzyko pomyłek. Cennym wsparciem może okazać się program Faktura VAT, który umożliwia nie tylko wystawienie faktur, ale także sporządzanie paragonów czy rachunków. Na tym jednak możliwości systemu się nie kończą, ponieważ oferuje on również m.in.:
- integrację KSeF,
- stosowanie mechanizmu podzielonej płatności (split payment),
- łatwą archiwizację danych.
Na uwagę zasługuje także możliwość sporządzania tzw. faktur cyklicznych (faktur abonamentowych), które sporządza się w przypadku świadczonych regularnie, powtarzalnych usług. Znajdują one zastosowanie np. podczas wystawiania faktur za najem lokalu czy obsługę prawną. W praktyce wystarczy raz ustawić szablon takiego dokumentu (tzn. dane odbiorcy, termin płatności, wartość oraz opis transakcji), a program będzie wystawiał go według ustawionej częstotliwości, np. co miesiąc lub co kwartał.
Podsumowanie
Wystawienie faktury nie sprowadza się jedynie do wprowadzenia kilku danych oraz kliknięcia przycisku „drukuj” czy „wyślij”. Wręcz przeciwnie, jest to bowiem dokument, który z uwagi na swoją rolę musi spełniać szereg wymagań formalnych. Błędy w tym zakresie mogą prowadzić do korekt, ale także opóźnień w płatnościach czy problemów z urzędem skarbowym. Wniosek, jaki stąd płynie, jest prosty: trzeba wiedzieć, jak uniknąć najczęstszych pułapek – począwszy od właściwej daty wykonania usługi, przez prawidłową stawkę VAT, aż po oznaczenia GTU i numerację faktur.
W tym wszystkim pomocne będą nie tylko aktualna wiedza i doświadczenie, ale także profesjonalne narzędzia. Do takich należą profesjonalne programy, w tym np. Faktura VAT. Wspierają one przedsiębiorców, pomagając im uniknąć błędów podczas codziennej pracy.
