Urlop macierzyński to jedno z kluczowych świadczeń wspierających rodziców w pierwszych miesiącach po narodzinach dziecka. Mimo że korzysta z niego coraz więcej osób, wciąż budzi wątpliwości kwestia jego finansowania. Kto faktycznie wypłaca wynagrodzenie – pracodawca czy ZUS – i od czego to zależy? W Polsce obowiązują precyzyjne przepisy regulujące tę sferę, ale ich zrozumienie wymaga spojrzenia nie tylko z perspektywy prawa pracy, lecz także finansów publicznych i systemu ubezpieczeń społecznych.
Kto finansuje urlop macierzyński i jak działa system wypłat świadczeń?
System urlopu macierzyńskiego w Polsce finansowany jest z ubezpieczeń społecznych, a rolę wypłacającego świadczenia pełni albo Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), albo pracodawca — zależnie od wielkości zakładu pracy oraz statusu ubezpieczeniowego osoby uprawnionej. Jeśli pracodawca zatrudnia powyżej 20 pracowników – to on wypłaca zasiłek macierzyński. Gdy ma mniej niż 20 pracowników lub gdy osoba jest zatrudniona na umowie cywilnoprawnej albo prowadzi działalność gospodarczą i opłaca ubezpieczenie chorobowe, obowiązek przechodzi na ZUS.
Co do terminów i formalności — po złożeniu przez uprawnioną osobę kompletu dokumentów potwierdzających prawo do świadczenia, ZUS ma 30 dni na rozpatrzenie sprawy i dokonanie wypłaty świadczenia, jeśli to ZUS jest płatnikiem. W przypadku gdy pracodawca jest płatnikiem – świadczenie powinno być wypłacone w dniu wypłaty wynagrodzenia, zgodnie z ustaleniami wewnątrzzakładowymi, przy czym kwota zasiłku obliczana jest na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z ostatnich 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstało prawo do zasiłku (np. miesiąc porodu), po potrąceniu składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez osobę uprawnioną.
Czy zasiłek macierzyński zawsze jest wypłacany przez ZUS, czy może robić to pracodawca?
Zasiłek macierzyński nie zawsze wypłaca ZUS. Zgodnie z prawem, jeśli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników (stan na 30 listopada roku poprzedzającego – to kryterium ustawowe), to on pełni rolę płatnika i to on wypłaca zasiłek macierzyński pracownicy. W pozostałych przypadkach – czyli, gdy firma ma mniej niż 20 osób – rolę tego płatnika przejmuje ZUS.
Dodatkowo zasada ta ma zastosowanie także do innych tytułów do ubezpieczenia chorobowego – osoby zatrudnione na umowę zlecenie czy prowadzące własną działalność gospodarczą również mogą otrzymywać zasiłek macierzyński wypłacany przez ZUS, jeśli są zgłoszone do ubezpieczenia chorobowego. Tymczasem pracodawca staje się płatnikiem zasiłku tylko wtedy, gdy firma spełnia warunek liczebności pracowników – i wtedy wypłaca on świadczenie ze środków własnych, choć ZUS rozlicza potem odprowadzone składki.
Od czego zależy, kto wypłaca wynagrodzenie podczas urlopu macierzyńskiego?
Podstawowym czynnikiem decydującym o tym, kto wypłaca zasiłek macierzyński, jest wielkość zakładu pracy, a dokładniej liczba osób zgłoszonych przez pracodawcę do ubezpieczenia chorobowego. Pracodawca, który zgłasza co najmniej 20 pracowników (stan liczebności ustala się na dzień 30 listopada roku poprzedzającego rok, w którym świadczenia będą wypłacane), przejmuje obowiązek wypłacania zasiłków, w tym macierzyńskiego. Jeśli zakład zatrudnia mniej niż 20 osób, to zadanie to spoczywa na ZUS-ie.
Innym warunkiem jest formalne zgłoszenie pracownicy do ubezpieczenia chorobowego — bez tego nie powstaje prawo do zasiłku. Ponadto warunkiem koniecznym jest, by pracownica była objęta tym ubezpieczeniem w momencie nabycia prawa do świadczenia (np. urodzenia dziecka); jeśli zabrakło tych ubezpieczeń lub były przerwy, mogą pojawić się komplikacje w wypłacie.
Jakie formalności trzeba załatwić, aby otrzymać urlop macierzyński?
Aby skorzystać z urlopu macierzyńskiego, pracownica musi złożyć u pracodawcy pisemny wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego. Dokument ten powinien zawierać: dane pracownicy (imię, nazwisko, stanowisko), dane pracodawcy, datę porodu, datę rozpoczęcia i zakończenia urlopu oraz podpis pracownicy.
Dodatkowo, w celu uzyskania zasiłku macierzyńskiego, pracownica powinna dostarczyć do ZUS następujące dokumenty: zaświadczenie lekarskie określające przewidywaną datę porodu (jeśli ubiega się o zasiłek przed porodem), odpis skrócony aktu urodzenia dziecka lub jego kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez płatnika składek albo ZUS (jeśli ubiega się o zasiłek po porodzie). W przypadku urodzenia dziecka za granicą wymagane jest również przetłumaczone na język polski zaświadczenie zagranicznego zakładu leczniczego lub lekarza określające przewidywaną datę porodu.
Kto płaci urlop macierzyński w przypadku zatrudnienia na umowie zlecenie?
Osoba zatrudniona na umowie zlecenie może otrzymać zasiłek macierzyński, pod warunkiem że jest objęta obowiązkowym ubezpieczeniem chorobowym. Jeśli umowa zlecenie została zawarta z pracodawcą, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników (stan na dzień 30 listopada roku poprzedzającego rok świadczenia), to właśnie pracodawca pełni rolę płatnika i wypłaca zasiłek macierzyński. W przypadku, gdy firma zatrudnia mniej niż 20 osób, obowiązek wypłaty zasiłku przechodzi na ZUS.
Warto zaznaczyć, że osoba pobierająca zasiłek macierzyński z tytułu umowy zlecenie podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tego tytułu. Natomiast z tytułu umowy zlecenia obowiązkowa jest tylko składka na ubezpieczenie zdrowotne. Zleceniobiorca może dobrowolnie przystąpić do ubezpieczeń emerytalnego i rentowego z umowy zlecenia, jednak nie jest to obowiązkowe.
Jak ustalana jest podstawa wymiaru świadczenia urlopu macierzyńskiego?
Podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego dla pracownika stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie uzyskane w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstało prawo do zasiłku. Jeśli pracownik nie przepracował pełnych 12 miesięcy u danego pracodawcy, podstawę ustala się na podstawie pełnych miesięcy przepracowanych u tego płatnika składek. W przypadku zmiany pracodawcy podstawę wymiaru zasiłku ustala się na podstawie wynagrodzenia uzyskanego u nowego płatnika składek. Jeśli jednak przejście zakładu pracy lub jego części nastąpiło na innego pracodawcę w trybie określonym w art. 231 Kodeksu pracy, podstawę wymiaru zasiłku ustala się na podstawie wynagrodzenia uzyskanego zarówno u poprzedniego, jak i aktualnego płatnika składek.
W przypadku, gdy pracownik w okresie, z którego wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku, nie osiągnął pełnego wynagrodzenia z przyczyn usprawiedliwionych, przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku:
- wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy,
- przyjmuje się – po uzupełnieniu – wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy.
Jeżeli pracownik w każdym miesiącu przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku uwzględnia się wynagrodzenie za wszystkie miesiące, uzupełnione do pełnej wysokości.
