Działalność biur rachunkowych wiąże się z koniecznością dostosowania do zmieniających się regulacji prawnych i rosnących wymagań klientów. Ponadto muszą dbać o optymalizację procesów, aby ich praca była efektywna i wydajna. Biura rachunkowe podobnie jak inne firmy muszą zabiegać o utrzymanie konkurencyjnej pozycji na rynku i sięgać po rozwiązania informatyczne usprawniające wykonywanie obowiązków. Jednym z nich jest system ERP, jakie korzyści niesie za sobą dla biura rachunkowego?
Pod pojęciem systemu ERP kryje się zintegrowane oprogramowanie służące do zarządzania wszystkimi obszarami działalności firmy. Procesy biznesowe są zarządzane z poziomu jednej wspólnej bazy danych. Składa się z modułów odpowiadających narzędziom wykorzystywanym w różnych działach. System ERP to doskonały program dla biur rachunkowych z co najmniej kilku powodów, a wśród najważniejszych z nich wymienia się możliwy wzrost efektywności i automatyzację wielu czynności.
Uporządkowane dokumenty to podstawa w biurze rachunkowym
W biurach rachunkowych przetwarza się mnóstwo danych i dokumentów od wielu klientów. Działalność biznesowa każdego z nich jest inna, podobnie jak inne mogą być ich potrzeby. To wymaga świetnej organizacji i umiejętności zarządzania fakturami, raportami finansowymi, czy deklaracjami podatkowymi. W systemach ERP dane te trafiają do jednej bazy, są przez to uporządkowane, łatwo je znaleźć i wygenerować.
Lepsza wydajność i efektywność dzięki dopasowaniu do wymagań prawnych
Na wydajność i efektywność pracy wpływają też zadania niezwiązane bezpośrednio z tworzeniem nowych dokumentów. Księgowi muszą znać zmieniające się przepisy prawne i dostosować do nich dane w dokumentach. W tym również system ERP będzie pomocny, bo jeszcze przed wdrożeniem przepisów dostępne są aktualizacje, a dzięki temu pracownicy biura oszczędzają dużo czasu.
System ERP odpowiedzią na potrzeby klientów
Nie można zapominać o rosnących oczekiwaniach klientów. Kontrahenci cenią sobie wygodę, indywidualne podejście i szybką obsługę. Systemy ERP pozwalają na zautomatyzowanie powtarzalnych czynności jak fakturowanie, zarządzanie płatnościami, generowanie deklaracji. To znacząco zwiększa wydajność i efektywność wykonywania zadań, a do tego zmniejsza się ryzyko błędów, jakie mogłyby wystąpić podczas wypisywania ręcznego. Dla jeszcze większej wygody klientów system ERP może być wyposażony w panel kontrahenta do wymiany informacji i dokumentów.
Automatyzacja w systemie ERP – największe zalety
Automatyzacja całkowicie zmienia funkcjonowanie biura rachunkowego. Automatyczne księgowanie dokumentów, czy deklaracji skraca czasochłonność tych czynności i pozwala skupić się na bardziej wymagających zadaniach. Przekłada się to również na kontakty z klientami. Oprócz tego jednym modułów może być CRM do zarządzania kontaktami z klientami. Na sprawniejszą pracę wpływa także możliwość zintegrowania systemu z innymi narzędziami, na przykład z aplikacjami dokumentów elektronicznych.
