Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa pozwala sprawnie podzielić obowiązki i zakres odpowiedzialności między pracowników. Dodatkowo poprawia ona komunikację w firmie, co pomoże jej osiągnąć sukces. Schemat organizacji sprawdzi się zwłaszcza w dużych korporacjach, ponieważ ułatwia zarządzanie, a zespołowi zapewnia realne szanse na awans. Podpowiadamy, jak ją przygotować!
Co to jest struktura organizacyjna przedsiębiorstwa?
Mianem struktury organizacyjnej firmy nazywamy formalną hierarchię jednostek i komórek organizacyjnych. Określa ona zależności zachodzące między działami, stanowiskami i pracownikami. Analizując schemat struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, dowiemy się, jak wygląda podział obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. W ten sposób możemy też łatwo ustalić, do kogo powinniśmy się w danej sprawie i kto podejmuje ostateczną decyzję. Struktura organizacyjna przydaje się zwłaszcza w dużych firmach, ponieważ zdecydowanie ułatwia koordynację działań.
Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa – przykład
W strukturze macierzowej (problemowej) pracownik odpowiada zarówno przed project managerem, jak i kierownikiem działu. Aby szybko wprowadzić nowe produkty, nie trzeba reorganizować działów w firmie. Dobrym przykładem jest koncern motoryzacyjny Ford, który powołał zespół projektowy. Składał się on z reprezentantów różnych działów.
Typy struktur organizacyjnych przedsiębiorstwa
Jeśli za główne kryterium przyjmiemy rozpiętość kierowania i liczbę szczebli zarządzania, możemy wyróżnić dwie struktury: płaską i smukłą.
Płaska struktura organizacyjna przedsiębiorstwa wymaga od pracowników dużej samodzielności i elastyczności w podejmowaniu decyzji, ponieważ cechuje się małą liczbą szczebli zarządzania. Zazwyczaj występuje tutaj jeden menedżer, któremu podlega cały zespół. Taka struktura umożliwia szybki przepływ informacji. Zachęca zespół do wykazania inicjatywy, a także zmniejsza koszty utrzymania kierownictwa. Z drugiej strony, istnieje ryzyko, że pracownicy mogą podjąć decyzje niezgodne z celami firmy.
Struktura smukła cechuje się wieloma poziomami szczebli zarządzania, z drugiej strony występuje w niej niewiele komórek organizacyjnych. Jej wprowadzenie wiąże się z wysokimi kosztami, ponieważ wymaga zatrudnienia dużej liczby menedżerów. Zarządzają oni małymi zespołami. Taka struktura organizacyjna przedsiębiorstwa pozwala na stały nadzór nad pracownikami. Z drugiej strony należy się liczyć z długim przepływem informacji. Nagła nieobecność członka zespołu może zakłócić realizację zadań.
Charakterystyka struktur organizacyjnych przedsiębiorstwa
Możesz jeszcze spotkać się z podziałem klasycznym, zgodnie z którym wyróżniamy trzy typy struktur organizacyjnych przedsiębiorstw:
- liniowa,
- funkcjonalna,
- liniowo-sztabowa.
W przypadku struktury funkcjonalnej przedsiębiorstwa pracownicy są pogrupowani według specjalizacji. Należy podkreślić, że podlegają oni wielu kierownikom jednocześnie. Taka struktura sprzyja rozwojowi umiejętności w określonych obszarach. Dodatkowo przyczynia się ona do wzrostu efektywności, ponieważ członkowie zespołu mają specjalistyczne kwalifikacje. Struktura funkcjonalna jasno określa podział obowiązków. Kierownicy zyskują szersze możliwości kontroli, co wpływa na wydajność pracowników. Nierzadko pojawia się problem z komunikacją między działami.
Struktura prosta (liniowa) składa się z dyrektorów, kadry zarządzającej i pracowników. Każdy zatrudniony podlega bezpośrednio tylko jednemu kierownikowi. Podział obowiązków i odpowiedzialności jest jasny. Taka struktura organizacyjna sprawdzi się w małych przedsiębiorstwach. Słynie z jasnego sposobu komunikacji i skutecznego procesu podejmowania decyzji. Pracownicy zajmują określone miejsce w hierarchii. Należy zwrócić uwagę, żeby łańcuch komunikacji nie był zbyt długi. W przeciwnym razie może to prowadzić do opóźnień w przekazywaniu informacji.
Struktura liniowo-sztabowa zdejmuje nadmiar odpowiedzialności z jednego kierownika, ponieważ wspierają go eksperci, którzy również mu podlegają. Jeśli w danym oddziale działa kilka komórek organizacyjnych, każda z nich może mieć własny zespół specjalistów. Niekiedy sztab ekspertów jest przydzielony do kilku przełożonych. Z taką strukturą często spotykamy się w magazynach handlowych. Zazwyczaj zatrudnionych jest w nich kilku specjalistów – od wózków widłowych, drukowania etykiet, czy obsługi skanerów. Zespoły podlegają jednemu kierownikowi.
Tworzenie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa
Komórka organizacyjna składa się z kierownika i podległych mu członków zespołu. Z kolei jednostkę organizacyjną, zwaną również pionem lub działem, tworzą komórki organizacyjne. Warto zauważyć, że zarządza nią menedżer.
Podczas tworzenia struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa należy zwrócić uwagę na trzy elementy:
- opis stanowisk pracy – dostarcza informacji o kwalifikacjach, obowiązkach i odpowiedzialności poszczególnych pracowników,
- regulamin pracy – wprowadza porządek w firmie, a także prawa i obowiązki pracowników oraz pracodawcy. Zawiera opis struktury organizacyjnej.
- schemat organizacyjny – przyjmuje formę graficzną, wskazuje powiązania stanowiskowe i personalne. Dodatkowo przedstawia on zakres zadań i umożliwia odszyfrowanie podziału obowiązków.
Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa przyspiesza przepływ informacji i zwiększa efektywność pracowników. Warto więc poświęcić trochę czasu na jej przygotowanie i wdrożenie. Dzięki temu zdobędziemy przewagę konkurencyjną.
Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa – wdrażanie
Zanim przystąpisz do projektowania struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, poznaj potrzeby i kompetencje pracowników. Możesz z nimi porozmawiać lub przeprowadzić ankietę. Dzięki temu dowiesz się, jakie są powiązania między członkami zespołu, a także, jakie są ich oczekiwania wobec kierownika. Aby wdrożyć strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa, poproś o pomoc kadrę kierowniczą. Podpowiedzą Ci, jak obecnie wygląda przepływ informacji w firmie. W ten sposób łatwiej wprowadzisz zmiany strukturalne. Pracownicy nie muszą wtedy uczyć się procesów od nowa.
Projektowanie i wdrażanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa wymaga skrupulatnego planowania i analizy. Aby ułatwić Ci zadanie, przygotowaliśmy garść wskazówek. W pierwszej kolejności określ cele firmy i podziel je na mniejsze etapy. Następnie ustal zakres obowiązków i odpowiedzialności na poszczególnych stanowiskach. Zaprojektuj schemat organizacyjny i wprowadź regulamin pracy.
Czym kierować się przy wyborze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa? Przede wszystkim należy zadbać o to, żeby była jak najmniej skomplikowana. Dzięki temu znacznie uprościmy procesy biznesowe. Postarajmy się ją dostosować do wielkości przedsiębiorstwa. Struktura liniowa sprawdzi się idealnie w przypadku małych działalności, ale niekoniecznie nadaje się do korporacji. Nie trzymaj się kurczowo jednej struktury organizacyjnej. Jeśli przedsiębiorstwo się rozrosło, możesz wybrać inne rozwiązanie.
Przede wszystkim rozpisz aktualne i przewidywane stanowiska pracy. Możesz je pogrupować, np. według działu. Ponadto spróbuj ustalić optymalną liczbę komórek organizacyjnych. Jeśli masz więcej niż jedną filię, pamiętaj, żeby rozpisać każdą z nich. Określ zależności i hierarchię między poszczególnymi grupami stanowisk. Na koniec wydziel komórki i jednostki organizacyjne.
