Zakup towarów i usług na firmę wiąże się z wieloma korzyściami finansowymi, które mogą znacznie wpłynąć na koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Jednak przed podjęciem decyzji o zakupie warto zrozumieć podstawowe zasady i korzyści, jakie oferuje zakup na firmę.
Jakie są korzyści z zakupu na firmę?
- Odzyskanie VAT – jedną z głównych korzyści zakupów firmowych jest możliwość odzyskania podatku VAT. Jeżeli firma jest płatnikiem VAT, może odliczyć podatek VAT zawarty w cenie zakupu towarów i usług, co obniża rzeczywisty koszt zakupu.
- Amortyzacja – w przypadku zakupu droższych aktywów, takich jak sprzęt komputerowy czy maszyny, firma może skorzystać z amortyzacji. Koszt zakupu rozkłada się na kilka lat, co wpływa na zmniejszenie obciążeń podatkowych w dłuższym okresie.
- Koszty uzyskania przychodu – koszty związane z zakupem towarów i usług mogą być traktowane jako koszty uzyskania przychodu, co obniża podstawę opodatkowania dochodów firmy. To oznacza, że na koniec roku podatkowego firma zapłaci mniejszy podatek dochodowy.
- Zniżki i rabaty – firmy często otrzymują specjalne zniżki lub rabaty, które nie są dostępne dla klientów indywidualnych. Zakupy na firmę mogą więc wiązać się z korzystniejszymi warunkami cenowymi.
Od czego zależy to, ile zaoszczędzę, kupując na firmę?
Oszczędności z zakupów na firmę zależą od kilku kluczowych czynników. O czym musimy pamiętać?
Po pierwsze jeżeli firma jest płatnikiem VAT, może odliczyć VAT zawarty w cenie zakupu. W Polsce standardowa stawka VAT wynosi 23%, ale dla niektórych towarów i usług obowiązują obniżone stawki (8% lub 5%). Kwota możliwego do odzyskania VAT jest istotnym elementem wpływającym na całkowite oszczędności.
Po drugie nie wszystkie zakupy mogą być w pełni odliczone od podatku dochodowego. Na przykład, wydatki na cele reprezentacyjne są tylko częściowo zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, a niektóre zakupy, jak np. samochody osobowe, mogą mieć ograniczenia w zakresie odliczenia VAT i amortyzacji.
Po trzecie dla większych zakupów, takich jak sprzęt komputerowy czy maszyny, możliwość amortyzacji i odliczenia VAT ma większe znaczenie, ponieważ wpływa na długoterminowe oszczędności.
I po czwarte różne zasady rachunkowości i przepisy podatkowe mogą wpływać na sposób, w jaki firma rozlicza koszty. Warto skonsultować się z księgowym, aby upewnić się, że wszystkie możliwe korzyści są w pełni wykorzystane.
Zakup na firmę – kalkulator oszczędności
Aby dokładnie określić, ile zaoszczędzisz, kupując na firmę, warto skorzystać z kalkulatora kosztów firmowych.
Jak korzystać z kalkulatora kosztów firmowych?
- Wprowadź cenę netto – podaj cenę zakupu towaru lub usługi przed naliczeniem VAT.
- Wybierz stawkę VAT – wprowadź odpowiednią stawkę VAT, która obowiązuje dla danego towaru lub usługi.
- Podaj koszty dodatkowe – wprowadź ewentualne koszty dodatkowe, takie jak transport czy instalacja.
- Oblicz wartość VAT do odliczenia – kalkulator obliczy kwotę VAT, którą firma może odliczyć.
- Podsumowanie oszczędności – kalkulator pokaże całkowite oszczędności z tytułu zakupu na firmę, uwzględniając odliczenia VAT i ewentualne zniżki.
Kalkulatory kosztów można znaleźć na stronach internetowych dedykowanych księgowości i finansom lub na stronach urzędów skarbowych. Można także skorzystać z aplikacji mobilnych oferujących takie funkcje.
Kiedy nie opłaca się kupować rzeczy na firmę?
Pomimo licznych korzyści, nie zawsze zakup na firmę jest najlepszym rozwiązaniem. W jakich sytuacjach może to nie być nieopłacalne?
Jeżeli zakup jest czysto prywatny i niezwiązany z działalnością firmy, lepiej nie wystawiać go na firmę. W przeciwnym razie może dojść do problemów z dokumentacją i rozliczeniem podatkowym.
Pamiętaj także, że koszty reprezentacyjne są często tylko częściowo odliczane jako koszty uzyskania przychodu. W takich przypadkach oszczędności z tytułu zakupu mogą być mniejsze, niż zakładano.
Do tego niektóre zakupy, jak np. samochody osobowe, mają ograniczenia w zakresie odliczenia VAT. W takich przypadkach korzyści mogą być mniejsze, niż oczekiwano.
I co najważniejsze, pamiętaj, że brak odpowiednich dokumentów i faktur może prowadzić do problemów z urzędem skarbowym i utraty korzyści podatkowych. Dlatego ważne jest, aby dokładnie dokumentować wszystkie zakupy.
Jak więc widzisz, zakupy na firmę mogą przynieść znaczne oszczędności, ale ważne jest zrozumienie zasad, które na nie wpływają. Do tego korzystaj z odpowiednich narzędzi, takich jak kalkulatory kosztów. Bierz także pod uwagę sytuacje, w których zakup na firmę może być mniej korzystny.