Strona głównaBiznesPodatek VAT – czym jest i jak go prawidłowo rozliczyć?

Podatek VAT – czym jest i jak go prawidłowo rozliczyć?

Opublikowano

Najnowsze artykuły

Poznaj największe banki w Polsce, w których opłaca się trzymać pieniądze!

W dzisiejszym zmiennym środowisku finansowym wybór odpowiedniego banku staje się kluczowym elementem zarządzania finansami....

Czym jest hossa, a czym bessa na giełdzie?

Hossa i bessa to wyrażenia powtarzane jak mantra w kontekście giełdy. Oba zjawiska opisują...

Wielu początkujących przedsiębiorców zastanawia się, czy powinni zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT. Niektórym osobom kojarzy się to ze zbędną biurokracją i wyższymi kosztami, podczas gdy inni podkreślają, że jest to jeden z czynników, który zachęci klientów do nawiązania współpracy. Podpowiadamy, kiedy i jak zostać podatnikiem VAT!

Co to jest podatek VAT?

Podatek VAT, znany również jako podatek od towarów i usług, jest zaliczany do podatków pośrednich. To oznacza, że został wliczony w cenę produktów i usług. Dotyczy on zarówno przedsiębiorców, jak i osób fizycznych.  

 Wyróżniamy dwa rodzaje podatku VAT:

  • należny – do końca 2013 r. powstawał z chwilą wystawienia faktury.  Obecnie uwzględnia się moment realizacji usługi lub dostawy towaru. Przedsiębiorca dolicza go do faktury, następnie ma obowiązek odprowadzić określoną kwotę do urzędu skarbowego. Zależy ona od stawki podatku i ceny netto towaru/usługi,
  • naliczony – przedsiębiorca płaci podatek z tytułu zakupu towarów lub usług. Warto zauważyć, że wspomniane transakcje wynikają z prowadzenia działalności gospodarczej. Można go odliczyć od podatku należnego, aby zmniejszyć zobowiązania względem fiskusa.

Od kiedy obowiązuje podatek VAT w Polsce?

Kto wprowadził podatek VAT w Polsce? Taką decyzję podjął rząd Hanny Suchockiej, którego ministrem finansów był wtedy Jerzy Osiatyński. VAT został wprowadzony na mocy ustawy z dnia 8 grudnia 1993 roku. Zastąpił on podatek obrotowy, który wynosił 5% dla usług i 20% dla dóbr konsumpcyjnych. Zasadnicza różnica polegała na tym, że opodatkowano obrót netto. Aktualnie kwestie w zakresie podatku VAT reguluje ustawa z dnia 11 marca 2004 r. Porusza ona następujące zagadnienia: przedmiot i podmiot opodatkowania, stawki, podstawa opodatkowania, wystawianie faktur, rozliczenia i zwolnienia podatkowe.

Kto płaci podatek VAT?

Chociaż podatek od towarów i usług opłacają przedsiębiorcy, jego ciężar spoczywa na konsumentach. Podatnikami są:

  • osoby prawne,
  • jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej,
  • osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.

Jak ustalić podstawę opodatkowania VAT?

Podstawę opodatkowania stanowi obrót, czyli kwota należna z tytułu sprzedaży, którą pomniejszamy o kwotę VAT od transakcji. To oznacza, że pod uwagę bierzemy wartość netto towaru. W tym przypadku uwzględniamy podatki, opłaty, cła, prowizje, koszty opakowania, ubezpieczenia, czy logistyki.

Kto jest zwolniony z podatku VAT?

Niekiedy podatnicy mogą skorzystać ze zwolnienia podatkowego, w takiej sytuacji na fakturze stosuje się adnotację „zw”. Takie uprawnienie przysługuje przedsiębiorcom, u których obrót ze sprzedaży opodatkowanej nie przekroczył 200 tys. zł w ubiegłym roku podatkowym. W przeciwnym razie mają oni obowiązek zarejestrowania się jako podatnicy VAT.

Z takiego rozwiązania mogą również skorzystać osoby, które dopiero założyły firmę, o ile planowana wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczy określonej kwoty. W tym przypadku limit jest obliczany proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności. 

Aby ułatwić sobie zadanie, warto skorzystać z poniższego wzoru:

200 000 zł x LD (liczba dni prowadzenia firmy, która pozostała do końca roku)/365

Zwolnienie z VAT – o czym warto pamiętać?

Nie każdy przedsiębiorca podlega jednak zwolnieniu podatkowemu. Nie obejmuje on sprzedaży wysyłkowej, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, ani odpłatnej realizacji usług zwolnionej z VAT, jeśli czynności nie mają charakteru transakcji pomocniczych. Nie dotyczy to również przychodów pochodzących ze sprzedaży środków trwałych, wartości prawnych i niematerialnych podlegających amortyzacji.

Prawo do zwolnienia z podatku VAT w Polsce nie przysługuje podatnikom, którzy świadczą usługi prawnicze, doradcze (z wyjątkiem doradztwa rolniczego), jubilerskie, czy windykacja (w tym factoringu). Takie rozwiązanie nie jest także przewidziane dla przedsiębiorców, którzy nie mają siedziby firmy w Polsce.

Z drugiej strony warto wspomnieć o zwolnieniu przedmiotowym z podatku od towarów i usług. Przede wszystkim obejmuje usługi medyczne, finansowe i edukacyjne.

Przedsiębiorcy mają prawo zrezygnować ze zwolnienia z VAT. W tym celu powinni złożyć stosowne oświadczenie na piśmie. Dokument należy dostarczyć do naczelnika Urzędu Skarbowego przed początkiem miesiąca. 

W niektórych sytuacjach przedsiębiorca traci prawo do zwolnienia podmiotowego VAT z powodu przekroczenia ustalonego limitu. Czasami dobrowolnie korzysta on z tego przywileju. W przyszłości może ponownie skorzystać z takiego rozwiązania, pod warunkiem że spełni określone kryteria. Chodzi nie tylko o wspomniane wcześniej wytyczne, musi upłynąć przynajmniej 12 miesięcy od utraty uprawnień.

Ile wynosi podatek VAT w Polsce?

Podstawowa stawka podatku VAT wynosi 23%. Ustawodawca nałożył ją m.in. na meble, zabawki, kosmetyki, urządzenia elektroniczne, sprzęt AGD i RTV. Do tej kategorii zaliczamy materiały biurowe, szkolenia, usługi remontowe (z wyjątkiem programów budownictwa mieszkaniowego), usługi telekomunikacyjne, czy przewozy pasażerskie.

Dodatkowo obowiązują stawki obniżone (0%, 5% i 8%). Każdy przedsiębiorca powinien znać zasady rozliczania podatku, ponieważ odpowiada za jego prawidłowe dodanie do ceny netto. Aby to zweryfikować, należy zapoznać się z fakturą lub paragonem. Z kolei stawka 5% została przewidziana dla czasopism specjalistycznych, niektórych przetworzonych produktów spożywczych, książek (drukowanych, elektronicznych i na nośnikach danych), towary związane z opieką medyczną. Oprócz tego obowiązuje ona w przypadku usług kulturalnych, sportowych i rekreacyjnych.

Z kolei stawka 0% może być stosowana dla usług transportu lotniczego i morskiego, usług spedytorskich oraz bezpośrednio związanych z eksportem. Do tej kategorii zaliczamy także:

  • dostawę sprzętu komputerowego dla instytucji charytatywnych i szkół,
  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
  • eksportu i importu samolotów, statków morskich oraz ich części.

Stawka VAT może być obniżona do 8%, dotyczy ona określonych towarów i usług, m.in.:

  • dostawy, budowy, przebudowy, remontu lub modernizacji obiektów budowlanych, bądź ich części, pod warunkiem, że zalicza się je do budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym,
  • cykorii palonej i innych palonych namiastek kawy, a także ich esencji, ekstraktów i koncentratów,
  • sosów, zmieszanych przypraw korzennych, gotowej musztardy, mąki i mączki z gorczycy,
  • żelatyny i jej pochodnych,
  • nawozów i środków ochrony roślin,
  • ziemi ogrodniczej.

Jeśli mamy wątpliwości, jaką stawkę VAT przyjąć, warto skorzystać ze specjalnej matrycy. Wyszukiwarka jest dostępna w postaci pliku Excel. Dzięki niej możemy sprawdzić stawkę VAT, wpisując nazwę towaru lub usługi, bądź numer PKWiU albo CN.

Podatek VAT na żywność

Od 1 kwietnia 2024 r. wrócił 5% podatek VAT na żywność, co oznacza, że powinniśmy się liczyć ze wzrostem cen takich produktów jak:

  • zboża, 
  • nasiona i owoce oleiste,
  • warzywa, owoce, orzechy (i ich przetwory),
  • wyroby cukiernicze i lody,
  • mleko początkowe, mleko modyfikowane
  • mięso, ryby, mięczaki i skorupiaki,
  • jaja,
  • miód naturalny,
  • tłuszcze pochodzenia roślinnego i zwierzęcego,
  • słód,
  • zupy i buliony,
  • wody – mineralne, aromatyzowane i gazowane.

Błędna stawka VAT – co robić? 

Może się zdarzyć, że przedsiębiorca zastosuje błędną stawkę VAT. Jeśli została ona zawyżona,  ma prawo wystawić fakturę korygującą z prawidłową stawkę. Oprócz tego może się domagać zwrotu nadpłaconej kwoty. W takiej sytuacji powinien złożyć korektę deklaracji VAT. 

Jeśli stawka jest zaniżona, podatnik powinien niezwłocznie wystawić fakturę korygującą. W przypadku gdy przedsiębiorca wysłał już deklarację, musi sporządzić korektę i dopłacić kwotę wraz z ewentualnymi odsetkami. Jeśli nieprawidłowości zostałyby wykryte podczas kontroli, należałoby się liczyć z wszczęciem postępowania karno-skarbowego.

Rejestracja jako podatnik VAT – jak to zrobić?

Jeśli chcemy rozliczać się jako czynny podatnik VAT, powinniśmy złożyć formularz VAT-R w odpowiednim urzędzie skarbowym. W zależności od sytuacji musimy dokonać zgłoszenia w następującym terminie:

  • przed dniem, w którym podatnik traci prawo do zwolnienia z podatku,
  • przed dniem sprzedaży pierwszej usługi lub towaru,
  • przed dniem wykonania pierwszej czynności wskazanej w art.5,
  • przed początkiem miesiąca, w którym podatnik rezygnuje z prawa do zwolnienia.

W niektórych sytuacjach należy rozliczać się z fiskusem obsługujących największych podmiotów. Jeśli nasz przychód wynosi przynajmniej 3 mln zł, powinniśmy się zgłosić do wyspecjalizowanego US o zasięgu wojewódzkim. W przypadku przychodów netto przekraczających 50 mln jest zobowiązany rozliczać się z I Mazowieckim Urzędem Skarbowym w Warszawie.

Ile kosztuje rejestracja dla celów VAT? 

Złożenie wniosku jest bezpłatne, jeśli jednak potrzebujemy potwierdzenia, powinniśmy się liczyć z opłatą w wysokości 170 zł. Ustanowienie pełnomocnika wiąże się z dodatkowymi kosztami – 17 zł. Nie poniesiemy wspomnianej opłaty, gdy na pełnomocnika wyznaczymy dziecko, rodzica, małżonka, dziecka, wnuka lub rodzeństwo.

Jak rozliczać się z fiskusem?

Ogólnie rzecz biorąc, podatku VAT nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, poza wyjątkami podanymi w ustawie o CIT i PIT. Podatek VAT można rozliczać w okresach miesięcznych lub kwartalnych. W pierwszym przypadku termin upływa 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik złożył deklarację VAT-7.  

Jeśli chodzi o rozliczenie kwartalne, wspomniany termin upływa 25 miesiąca następującego po zakończonym kwartale. Jeżeli ostatni dzień składania deklaracji przypada w sobotę, niedzielę lub święto, wówczas możemy je dostarczyć w następnym dniu roboczym. Podatnik, który nie dopełni obowiązku, powinien liczyć się z odsetkami.

Wyliczony podatek VAT należy uiścić do odpowiedniego fiskusa. W przypadku osób prawnych bierzemy pod uwagę miejsce siedziby, natomiast dla osób fizycznych właściwość urzędu skarbowego określa się na podstawie ich miejsca zamieszkania. Zobowiązanie (wraz z ewentualnymi odsetkami karnymi za zwłokę) należy wpłacić na swój mikrorachunek podatkowy. Otrzymamy go w dowolnym urzędzie skarbowym, ale w razie potrzeby można sprawdzić za pomocą generatora. Narzędzie jest dostępne na stronie: https://www.podatki.gov.pl/ Wystarczy podać numer PESEL lub NIP.

Zanim podejmiemy decyzję o rejestracji jako podatnik VAT, zastanówmy się, do kogo kierujemy swoją ofertę. Takie rozwiązanie sprawdzi się wtedy, gdy nasi klienci są płatnikami VAT. Warto je również rozważyć, jeśli ponosimy wysokie koszty lub dokonujemy wielu inwestycji. Dzięki temu możemy odliczyć podatek od poniesionych wydatków. Jeśli potrzebujesz pomocy w prowadzeniu działalności, skontaktuj się z doświadczoną księgową.

Powiązane artykuły

Poznaj największe banki w Polsce, w których opłaca się trzymać pieniądze!

W dzisiejszym zmiennym środowisku finansowym wybór odpowiedniego banku staje się kluczowym elementem zarządzania finansami....

Czym jest hossa, a czym bessa na giełdzie?

Hossa i bessa to wyrażenia powtarzane jak mantra w kontekście giełdy. Oba zjawiska opisują...

Czy 4-dniowy tydzień pracy w Polsce będzie normą?

W ostatnich latach coraz więcej firm na świecie eksperymentuje z wprowadzeniem 4-dniowego tygodnia pracy,...