Koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Sprawdź, ile kosztuje prowadzenie własnej firmy

O założeniu własnego biznesu marzą miliony osób, ale przeszkodą często bywają koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Niestety nie są one małe, o czym musisz pamiętać, chcąc być samemu sobie szefem. Jeśli masz świetny pomysł na firmę, zapoznaj się z naszym artykułem i dowiedz się, na jakie koszta musisz się nastawić. Zapraszamy do lektury!

Co to są koszty prowadzenia działalności gospodarczej?

Co nazywamy kosztami prowadzenia działalności gospodarczej? To wszystkie wydatki, które trzeba ponieść, zakładając firmę, czyli już na samym starcie, ale także te bieżące i obowiązkowe opłaty administracyjno-skarbowe. To różnorodne rodzaje wydatków, które są niezbędne, aby móc utrzymać i rozwijać firmę. Poniżej dowiesz się, co dokładnie do nich zaliczamy i od czego zależy wysokość kosztów. 

Koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej – od czego zależą? 

Jakie czynniki wpływają na wysokość kosztów prowadzenia działalności gospodarczej? Jest ich całkiem sporo, więc wspomnijmy przede wszystkim o tych najważniejszych. Oto one:

• branża i sektor, w którym działa przedsiębiorca;
• skala działalności;
• kupno/wynajem lokalu;
• koszty zatrudnienia;
• podatki i opłaty;
• wykorzystywane narzędzia i sprzęty;
• strategia firmy.

Koszty założenia działalności gospodarczej – ile kosztuje założenie działalności?

Zanim dowiesz się, jakie są koszty założenia działalności gospodarczej, warto wspomnieć kilka słów o tym, czy samo założenie firmy coś kosztuje. Wiedz zatem, że w teorii założenie firmy jest całkowicie darmowe. Jednak w praktyce bywa to trochę inaczej. Nie zapłacisz nic za rejestrację firmy w CEIDG, zgłoszenie kasy fiskalnej w US czy zgłoszenie do ubezpieczenia w ZUS. Należy jednak mieć na uwadze, że występują inne koszty takie jak np. zgłoszenie płatnika VAT w US (jeśli jest konieczne) czy chociażby zakup kasy fiskalnej. W niektórych przypadkach konieczne może być także pozyskanie koncesji, licencji czy pozwoleń. Tak naprawdę, to jakie koszty prowadzenia działalności gospodarczej musi ponieść przedsiębiorca, jest zależne od tego, jaką działalność chce prowadzić. 

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej 2023 – ile wynoszą?

Myślisz nad tym, aby założyć firmę w 2023 i zastanawiasz się, jakie są miesięczne koszty prowadzenia działalności gospodarczej? Przed podjęciem ostatecznej decyzji sprawdź, co dokładnie na nie wpływa. 

Koszty ubezpieczenia w ZUS

Sporą część kosztów prowadzenia działalności gospodarczej stanowią składki na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Podstawa wymiaru składki zdrowotnej to 75% przeciętnego wynagrodzenia w Polsce, a przedsiębiorca opłaca składkę w wysokości 9% podstawy wymiaru. Aktualnie minimalna składka na ubezpieczenie zdrowotne to 314,10 zł (od stycznia do grudnia 2023 r.). Jeśli natomiast chodzi pozostałe zobowiązania firmy wobec ZUS, to oblicza się je z uwzględnieniem podstawy wynoszącej 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Jako przykład, weźmy przedsiębiorcę na tzw. dużym ZUSie, który w 2023 roku będzie opłacał składki ubezpieczenia w takiej wysokości:

• ubezpieczenie emerytalne – 812,23 zł;
• ubezpieczenie rentowe – 332,88 zł;
• ubezpieczenie wypadkowe – 69,49 zł;
• ubezpieczenie chorobowe (dobrowolne) – 101,94 zł;
• Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Solidarnościowy (FS) – 101,94 zł.

Koszty księgowości 

Aby zminimalizować koszty prowadzenia działalności gospodarczej, można rozważyć samodzielne prowadzenie księgowości. Jednak to rozwiązanie rzadko się sprawdza. Właściwie bywa dobrym wyborem jedynie dla jednoosobowych działalności, działających na niewielką skalę. Wówczas korzystanie z dostępnych online programów księgowych będzie dużo tańsze niż zatrudnienie księgowego na etat, który zajmie się prowadzeniem księgowości. Wciąż jednak będzie istniało spore ryzyko popełnienia błędów. Alternatywą dla tych rozwiązań może być nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym – to koszt około 200–300 złotych miesięcznie. 

Konto firmowe 

Czy konto firmowe jest obowiązkowe? W Internecie można znaleźć informacje, że jest to niezbędny element prowadzenia działalności gospodarczej, ale jak jest naprawdę? To zależy od formy prawnej prowadzonej działalności, ale w większości przypadków warto założyć taki rachunek, chociażby z tego powodu, aby móc jasno oddzielać dwa rodzaje wykonywanych transakcji – prywatne i firmowe. Każdy przedsiębiorca musi mieć rachunek bankowy (do rozliczeń z ZUS i US), ale nie zawsze musi być to konto firmowe. Przykładowo, jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, możesz korzystać z konta prywatnego. Obowiązek posiadania konta firmowego jest jedynie w przypadku spółek cywilnych, jawnych, z o.o. i fundacji. Za założenie i prowadzenie rachunku osobistego zapłacisz zaledwie kilka do kilkunastu złotych, natomiast utrzymanie konta firmowego jest już droższe – od 50 do 200 zł/miesięcznie. 

Firmowa pieczątka

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa przedsiębiorcy nie mają obowiązku posiadania pieczątki firmowej. Mimo to jednak zdecydowana większość przedsiębiorców decyduje się na taki krok, co najpewniej wynika z tego, że na urzędowych drukach często jest miejsce na pieczątkę firmową, więc jej posiadanie po prostu ułatwia załatwianie spraw księgowych. Poza tym dzięki niej firma wygląda profesjonalnie. Zatem w koszty prowadzonej działalności gospodarczej zalicza się także zakup firmowej pieczątki. Warto kupić pieczątkę firmową, tym bardziej że jej koszt jest zazwyczaj niewielki – od 40 do 90 złotych. 

Wynajem/kupno lokalu 

Kolejny koszt, który występuje przy prowadzeniu działalności gospodarczej, jest związany z koniecznością utworzenia siedziby firmy. I choć nie każda działalność potrzebuje magazynu lub hali produkcyjnej, to jednak siedziba jest niezbędna praktycznie w każdym przypadku. Przedsiębiorcy nie zawsze mają własny lokal. W takim przypadku trzeba opłacać, często niemały czynsz za wynajem. Z tym z kolei wiążą się inne opłaty stałe takie jak opłaty za media, czyli za prąd, wodę, ogrzewanie, telefon czy Internet. 

Wyposażenie i sprzęt

Wynajęty czy kupiony lokal pod siedzibę firmy trzeba jakoś wyposażyć, dlatego przygotowując biznesplan, pamiętaj, aby uwzględnić w nim zakup mebli, sprzętów elektronicznych, czy oprogramowania. 

Działania marketingowe

Nic nie dzieje się samo, dlatego chcąc dotrzeć do potencjalnych klientów, trzeba zainwestować w działania marketingowe. Większość firm decyduje się na założenie własnej strony WWW i zaprojektowanie logo, a to z kolei oznacza stałe koszty prowadzenia działalności, ponieważ regularnie trzeba płacić za utrzymanie domeny i usługę hostingową. Do tego dochodzą inne, nieobowiązkowe, ale jednak bardzo przydatne usługi takie jak np. pozycjonowanie strony internetowej czy reklamowanie biznesu w Google Ads. Ci, którzy preferują tradycyjne sposoby, mogą zdecydować się także np. na ulotki, plakaty czy promocję firmy w telewizji. 

Ubezpieczenie i eksploatacja samochodu

W wielu przypadkach auto firmowe jest wręcz niezbędne. Wówczas pojawiają się także inne koszta: przedsiębiorcy muszą opłacać polisę ubezpieczeniową, regularne przeglądy techniczne, wymieniać czy naprawiać uszkodzone części, a także kupować paliwo oraz korzystać z automyjni. 

Raty 

W koszty prowadzenia działalności gospodarczej 2023 często wliczają się także raty – np. kredytu czy leasingu. Mało która firma może pozwolić sobie na zakup za gotówkę np. samochodów osobowych czy sprzętu komputerowego, z kolei kredyt czy leasing umożliwia sfinansowanie tych niezbędnych przedmiotów do codziennej pracy. 

Zatrudnienie pracowników

Jeśli nie zamierzasz prowadzić jednoosobowej działalności gospodarczej, to na pewno będziesz chciał zatrudnić pracowników. To niemałe koszta – pojawiają się one już na etapie rekrutacji. W końcu sama publikacja ogłoszeń z ofertami pracy kosztuje. Wydatki pojawiają się też na późniejszych etapach i wynikają m.in. ze szkoleń BHP, badań okresowych, czy szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe zatrudnionych osób. 

Ulgi dla początkujących przedsiębiorców – co musisz wiedzieć?

Dopiero startujesz ze swoim biznesem? Możesz skorzystać z pewnych ulg, oczywiście pod warunkiem, że spełnisz określone warunki. Chodzi tutaj m.in. o „Ulgę na start”, która zwalnia z płacenia składek na ubezpieczenie społeczne przez 6 miesięcy od rozpoczęcia działalności. Możesz też skorzystać z preferencyjnych składek ZUS, które obowiązują przez okres 24 miesięcy. To znacznie niższe składki niż te opłacane w ramach tzw. dużego ZUS-u. Jeszcze inną ulgą jest „Mały ZUS Plus” – to rozwiązanie dostępne dla najmniejszych przedsiębiorców. 

Jak obliczyć koszty prowadzenia działalności gospodarczej?

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej 2023: kalkulator to pomocne narzędzie, które może pomóc w ewentualnych obliczeniach. W sieci dostępne są m.in. kalkulatory kosztów startowych, kosztów operacyjnych, kosztów pracowniczych, czy podatkowe. Jak już jednak się przekonałeś, zależą one od bardzo wielu czynników, więc podane koszty są jedynie orientacyjne. Kalkulatory kosztów prowadzenia działalności gospodarczej są ogólnymi narzędziami, które często nie uwzględniają wszystkich indywidualnych okoliczności. Chcąc zatem poznać dokładne koszty, najlepiej skonsultować się z księgowym lub doradcą finansowym. 

Wzrost kosztów prowadzenia działalności gospodarczej

Prowadzenie biznesu staje się coraz trudniejsze. Przekonali się o tym szczególnie mali i średni przedsiębiorcy. Z przeprowadzonego badania na zlecenie ERIF Biura Informacji Gospodarczej wynika, że nawet 62% odczuło wzrost kosztów prowadzenia działalności gospodarczej w pierwszym półroczu 2022 roku. Największym problemem są rosnące ceny surowców i materiałów, energii, gazu, podwyżki składek ZUS czy zwiększanie płacy minimalnej. Sporym wyzwaniem jest oczywiście również rosnąca inflacja. Jak przedsiębiorcy zamierzają sobie radzić z tymi problemami? Według barometru EFL najczęściej preferowanym rozwiązaniem przez większość właścicieli firm jest rezygnacja z premii i podwyżek. Ten sposób radzenia sobie z rosnącymi kosztami działalności podało nawet 44% zapytanych. Inną tak samo często wymienianą metodą (44%) jest skorzystanie z zewnętrznych finansowań w postaci kredytu, pożyczki czy dotacji.

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej – podsumowanie

Podsumowując, trudno jednoznacznie stwierdzić, jakie są koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, ponieważ zależą one od konkretnego podmiotu, branży czy skali działania. Podstawowymi wydatkami są oczywiście podatki i daniny, ale na szczęście początkujący przedsiębiorcy mogą liczyć na liczne ulgi na starcie, dzięki którym koszty prowadzenia działalności gospodarczej są niższe. Gdy jednak czujesz, że te koszta mogą Cię przerosnąć, sprawdź, jakie możliwości daje działalność nierejestrowana. 

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

1.  Czy koszty mogą się zmienić w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej?

Jak najbardziej. Koszty prowadzenia działalności gospodarczej mogą ulec zmianie. Za prowadzenie firmy za jakiś czas możesz płacić mniej lub więcej, ponieważ m.in. zmieniają się m.in. koszty ubezpieczenia w ZUS, wzrastają ceny za wynajem lokali, czy zwiększają się ceny za korzystanie z mediów takich jak np. woda, czy prąd. 

2.  Czy wybór formy opodatkowania ma wpływ na koszt prowadzenia działalności gospodarczej?

Dokonując wyboru formy opodatkowania, należy wziąć pod uwagę m.in. rodzaj prowadzonej działalności i ponoszone koszta. Pamiętaj również, że to, na jaką formę się zdecydujesz, wpłynie na miesięczne koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Od tej decyzji zależy m.in. wysokość płaconych podatków czy sposób prowadzenia księgowości. 

3. Czy istnieją ulgi dla przedsiębiorców, które mogą obniżyć koszt prowadzenia działalności gospodarczej?

Oczywiście! Początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z wielu ulg, dzięki którym można zmniejszyć koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Mianowicie istnieje „Ulga na start” – zwalnia z płacenia składek na ubezpieczenie społeczne przez pół roku, czy preferencyjne składki ZUS – obowiązują przez 2 lata. Inną dostępną ulgą jest „Mały ZUS Plus”, czyli idealne rozwiązanie dla naprawdę małych przedsiębiorców. 

4. Skąd wziąć pieniądze na pokrycie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej?

Osoby, które wchodzą na rynek, zwykle nie mają odłożonego dużego kapitału. Jednak to nie oznacza, że muszą zrezygnować z marzeń o własnej firmie. Przyszli przedsiębiorcy mogą skorzystać tak naprawdę z kilku możliwości. Wśród sposobów na zdobycie pieniędzy, by pokryć koszty prowadzenia działalności gospodarczej 2023, są m.in. dotacje z urzędu pracy, dotacje unijne na własny biznes, kredyt w banku, pożyczki z programu „Wsparcie w starcie” i fundusze venture capital. 

5. Skąd wziąć pomysł na biznes?

Chcesz założyć własną działalność, ale zupełnie nie wiesz, w jakim kierunku iść? Najłatwiejszym sposobem na to, by znaleźć pomysł na biznes, jest zwrócenie uwagi na potrzeby i problemy innych ludzi. Zainteresuj się tym, czego im brakuje lub z czym mają trudności i znajdź pomysł na firmę związany z zaspokojeniem tych potrzeb lub rozwiązaniem tych problemów.

6. Czy kalkulatory kosztów prowadzenia działalności gospodarczej są miarodajne?

Gdy nie wiesz, jak obliczyć koszty prowadzenia działalności gospodarczej 2023, kalkulator może Ci w tym pomóc! Pamiętaj jednak, że miarodajność tego narzędzia jest zależna od kilku czynników. Będzie ono miarodajne jedynie wtedy, gdy podasz dokładne informacje na temat planowanego biznesu, czyli m.in. jego zakres, lokalizację, czy potrzebne zasoby. Kalkulatory często pomijają także niektóre ważne wydatki – weź to pod uwagę. Reasumując, kalkulatory kosztów prowadzenia działalności gospodarczej są przydatne, ale trzeba traktować je jako punkt wyjścia. 

7. Jakie są bieżące koszty prowadzenia działalności gospodarczej, o których rzadko się mówi? 

Praktycznie każdy, kto planuje założyć firmę, wie o takich bieżących kosztach jak np. składki na ubezpieczenia społeczne czy składkę zdrowotną. Jednak w koszty prowadzenia działalności gospodarczej wlicza się także takie wydatki jak np. najem lokalu pod siedzibę firmy, media w lokalu, raty leasingu samochodu firmowego, reklamowanie biznesu w Internecie, opłaty za licencje i zezwolenia, zabezpieczenia przed cyberzagrożeniami oraz koszty zarządzania zasobami ludzkimi.