Każdy przedsiębiorca ponosi koszty, związane z założeniem, prowadzeniem i ekspansją firmy. Eksperci przypominają, żeby prawidłowo dokumentować wszystkie wydatki, dzięki czemu możemy je odliczyć od podatku. Koszty, ponoszone przez przedsiębiorstwo, dzielimy na stałe i zmienne. Sprawdź, czym się różnią i jak je obliczyć!
Na czym polega podział kosztów na stałe i zmienne?
Rachunek kosztów zmiennych wspiera krótkoterminowe zarządzanie firmą, nastawioną na zysk. Ułatwia optymalizację kosztów, jednocześnie pomaga ustalić ceny produktów. W ten sposób możemy ocenić rentowność wyrobów gotowych i ilość zmarnowanych zasobów. Wspomniany dokument nie jest regulowany przepisami, ale warto go potraktować jako część sprawozdawczości wewnętrznej. Jako kryterium opłacalności przyjmuje się marżę brutto, rozumianą jako różnica między ceną a kosztem zmiennym produktu.
Jakie są popularne metody wyodrębniania kosztów stałych i zmiennych? Podziału można dokonać na trzy sposoby. Metoda księgowa bazuje na subiektywnej decyzji przedsiębiorstwa o zakwalifikowaniu wydatków do kosztów stałych lub zmiennych. Takie czynności są zazwyczaj podejmowane przez księgowego, który ma dużą wiedzę i doświadczenie.
Wyróżniamy też metody statystyczne:
- najwyższego i najniższego punktu – dane pochodzą z ewidencji księgowej. W tym przypadku bierze się pod uwagę szeregi liczbowe z dwóch okresów: najwyższej i najniższej wielkości produkcji (lub ilości świadczonych usług) wraz z odpowiadającymi kosztami. Jeśli na jednostkę przypadają stałe koszty zmienne, natomiast koszty stałe nie ulegną zmianie, to wzrost kosztów stałych wynika wyłącznie ze wzrostu kosztów zmiennych.
- średnich podokresów – polega na wyznaczeniu poziomu kosztów stałych i zmiennych w określonym przedziale czasowym. Dodatkowo uwzględnia się wielkość produkcji i przypisanych kosztów całkowitych.
- regresji liniowej (najmniejszych kwadratów) – zakłada, że w krótkim okresie zależność kosztów całkowitych od wielkości liniowych przyjmuje postać liniową. Do oszacowania kosztów stałych i jednostkowego kosztu zmiennego wykorzystuje się metodę najmniejszych kwadratów. W tym przypadku sprawdza się sumę kwadratów między prostą a obserwacjami.
Koszty bezpośrednie są przypisane do konkretnych produktów, z kolei pośrednie odnoszą się do grupy produktów lub usług. Rachunek kosztów stałych i zmiennych zakłada, że firma w pełni wykorzystuje możliwości produkcyjne. Jeśli przedsiębiorstwo nie może zbyć produktu, wyniki nie będą wiarygodne.
Wprowadzenie podziału kosztów na stałe i zmienne jest konieczne, gdy firma chce lub musi prowadzić księgi rachunkowe. W przypadku księgowości uproszczonej wystarczy wstawić wydatki w odpowiednie rubryki:
- zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych,
- wynagrodzenia w gotówce i w naturze,
- koszty uboczne zakupu,
- pozostałe wydatki.
Jeśli wydatki nie stanowią kosztu uzyskania przychodu, nie uwzględnia się ich w księdze przychodów i rozchodów.
Czym są koszty stałe?
Koszty stałe w przedsiębiorstwie są zazwyczaj związane z długoterminowymi zobowiązaniami, takimi jak raty kredytowe i umowa najmu. To oznacza, że nie można ich szybko zmodyfikować. W krótkiej perspektywie czasowej (np. miesięcznej lub kwartalnej) da się je łatwo przewidzieć. Z drugiej strony, należy je pokrywać, nawet przy spadku produkcji. W takim przypadku mogą one stanowić obciążenie firmy.
Wysokość kosztów stałych nie zależy od poziomu sprzedaży lub produkcji. Nie oznacza to jednak, że nie mogą się zmieniać. Mogą na nie wpłynąć takie czynniki jak wzrost minimalnego wynagrodzenia, reorganizacja przedsiębiorstwa, czy zakup maszyn energooszczędnych. Przedsiębiorstwo musi je ponieść, aby utrzymać się na rynku, nawet jeśli tymczasowo zawiesiło produkcję.
Można je podzielić na dwie kategorie:
- koszty bezwzględnie stałe – są całkowicie niezależne od wielkości wolumenu produkcji lub usług,
- koszty skokowo stałe – rosną skokowo, po czym utrzymują się na stabilnym poziomie. Mogą się zmienić na skutek wynajęcia dodatkowego magazynu, otwarcia nowego oddziału, zatrudnienia kolejnych pracowników lub uruchomienia nowej linii produkcyjnej.
Koszty stałe – przykłady
Do kosztów stałych zaliczamy:
- czynsz za wynajem nieruchomości (zazwyczaj ustalony w umowie najmu),
- ubezpieczenia maszyn,
- wynagrodzenia pracowników,
- licencje oprogramowania,
- raty kredytów,
- wynagrodzenia administracji,
- rachunki za media (mogą się nieznacznie wahać, ale najczęściej traktuje się jako koszty własne, zwłaszcza w firmach, w których nie są bezpośrednio związane z produkcją),
- podatki od nieruchomości,
- amortyzacja środków trwałych.
Jak obliczyć koszty stałe?
Przede wszystkim powinniśmy przygotować księgi rachunkowe i zestawienia finansowe, aby ustalić wszystkie wydatki. Następnie musimy odróżnić koszty stałe od zmiennych. Możemy skorzystać z pomocy księgowego lub specjalisty ds. controllingu. Należy zaznaczyć, że nie ma wzoru, pozwalającego obliczyć koszty stałe. Wystarczy zsumować wszystkie stałe wydatki operacyjne.
Czym są koszty zmienne?
Koszty zmienne dotyczą zarówno przedsiębiorstw produkcyjnych, jak i handlowych, czy usługowych. Związane są nie tylko z korzystaniem maszyn i nieruchomości, lecz także uwzględniają zasoby ludzkie. Zapisuje się je w postaci pieniężnej, a na wysokość wpływa wielkość produkcji lub świadczonych usług. Jeśli przedsiębiorstwo tymczasowo przerwie działalność, nie poniesie kosztów zmiennych. W takiej sytuacji firma nie wydaje pieniędzy na zakup materiałów, ani nie płaci rachunków za energię.
Biorąc pod uwagę sposób przyrostu kosztów zmiennych, można je podzielić na następujące kategorie:
- progresywne – rosną szybciej niż wolumen produkcji (np. wynagrodzenie za nadgodziny lub pracę w dniu wolnym),
- degresywne – rosną wolniej niż skala produkcji (np. niższa cena materiałów związana z zamówieniem większej ilości, co przyczyniło się do naliczenia rabatu),
- proporcjonalne – przyrost kosztów jest proporcjonalny do wzrostu rozmiarów produkcji (np. wynagrodzenie akordowe),
- regresywne – wzrost produkcji prowadzi do redukcji jednostkowego kosztu produkcji (np. koszt ogrzewania biura jest mniejszy, gdy pracuje w nim więcej osób).
Dynamiczny wzrost kosztów może zagrozić płynności finansowej firmy. Aby uniknąć problemów, powinniśmy na bieżąco monitorować i optymalizować wydatki. Oprócz tego poszukajmy nowoczesnych metod finansowania przedsiębiorstwa, takich jak faktoring. Polega na zamianie faktur sprzedażowych na gotówkę. Warto również skorzystać z usług, umożliwiających rozłożenie firmowych wydatków na raty.
Koszty zmienne – przykłady
Koszty zmienne są związane bezpośrednio z produkcją. Dotyczą one decyzji krótkoterminowych, związanych np. z przyjęciem dodatkowego zlecenia. Możemy do nich zaliczyć:
- energię,
- paliwo,
- surowce,
- towary,
- materiały,
- roboczogodziny,
- podróże służbowe.
Jak obliczyć koszty zmienne?
Aby obliczyć koszty zmienne, należy skorzystać z następującego wzoru:
Koszty zmienne = Koszty całkowite – Koszty stałe
Jeśli prowadzisz firmę produkcyjną, powinieneś ustalić przeciętny koszt zmienny przypadający na jednostkę produktu. Możesz posłużyć się poniższą formułą:
Przeciętny koszt zmienny = Całkowity koszt zmienny produktu A + produktu B + produktu C…/ Całkowita produkcja globalna
Podsumowując, koszty stałe ponosimy niezależnie od skali produkcji lub wielkości sprzedaży, z kolei koszty zmienne są bezpośrednio związane z podejmowanymi działaniami. Warto nauczyć się je odróżniać, ponieważ pomoże nam to zrozumieć wydatki firmy i lepiej zaplanować budżet. Przedsiębiorstwo powinien osiągnąć równowagę między kosztami stałymi w firmie i zmiennymi, dzięki czemu optymalizuje efektywność operacyjną. Można je uznać za rentowne, gdy całkowite przychody pokrywają koszty.
