Chociaż outsourcing pojawił się w Polsce w latach 90., prawdziwą popularność zyskuje dopiero teraz. Przedsiębiorca powierza część obowiązków zewnętrznej firmie, specjalizującej się w danej branży. Należy zaznaczyć, że nie zawiera on umowy zlecenie lub umowy o dzieło z konkretną osobą, lecz rozlicza się z firmą outsourcingową. Sprawdź, jakie korzyści niosą ze sobą tego typu usługi!
Co to jest outsourcing i na czym polega?
Istotą outsourcingu jest długotrwała współpraca, a nie jednorazowe zlecanie zadań. Dzięki temu możemy się skoncentrować na problemach strategicznych, których rozwiązanie, przyczyni się do rozwoju firmy. Delegowanie zadań nie tylko upraszcza strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa, lecz także ogranicza koszty związane z rekrutacją, wdrażaniem pracowników, zakupem systemów, czy wynajmem biura. Outsourcing pomaga w budowaniu przewagi konkurencyjnej.
Wspomniane pojęcie powstało z połączenia trzech słów:
- outside – zewnętrzny,
- resource – zasoby,
- using – korzystanie.
W zależności od potrzeb outsourcing może ograniczyć się do zlecenia prostych zadań, niekiedy jednak podmiot zewnętrzny realizuje skomplikowane projekty. W tym przypadku obowiązuje układ partnerski, co oznacza, że obie strony powinny czerpać korzyści.
Rodzaje outsourcingu
Wielu przedsiębiorców decyduje się na outsourcing IT, księgowości, czy pracowniczy. Dzięki temu mogą oni obniżyć koszty operacyjne i zwiększyć efektywność procesów. Wyróżniamy dwa rodzaje usług outsourcingowych:
- wewnętrzny (kapitałowy) – w tym modelu wyodrębniamy w prowadzonej firmie konkretny dział lub zakładamy spółkę-córką, realizującą usługi z określonego obszaru,
- zewnętrzny (kontraktowy) – firma zleca zadania zewnętrznym podmiotom gospodarczym.
Jeśli za główne kryterium przyjmiemy zakres świadczonych usług, możemy mówić o outsourcingu:
- pełnym – polega na zleceniu realizacji kompleksowych usług z wybranego przedmiotu, w tym przypadku przedsiębiorca całkowicie rezygnuje z wewnętrznego działu,
- selektywnym – przedsiębiorstwo powierza tylko część zadań podmiotowi zewnętrznemu.
Outsourcing wewnętrzny
Outsourcing kapitałowy pozwala uniknąć zwolnień pracowników. Ponadto pomaga on utrzymać kapitał w zorganizowanej formie. Istnieje również możliwość odzyskania zainwestowanych środków poprzez sprzedaż akcji (udziałów) spółki-córki. Takie rozwiązanie ułatwia planowanie strategii przedsiębiorstwa i zapewnia większą swobodę w ustalaniu cen. W ten sposób możemy też uniknąć ryzyka niedopasowania kulturowego. Z drugiej strony właściciel ponosi odpowiedzialność za efekty. Przedsiębiorca dysponuje ograniczonymi możliwościami w zakresie radykalnej zmiany sposobu działania i doboru konkurencji. Outsourcing wewnętrzny ogranicza konkurencyjność firmy, jednocześnie przyczynia się do wzrostu kosztów związanych z wydzieleniem spółki-córki.
Outsourcing zewnętrzny
Kiedy warto zdecydować się na outsourcing zewnętrzny? Takie rozwiązanie sprawdzi się wtedy, gdy chcemy skupić się na głównym obszarze działalności, ale jednocześnie nie zamierzamy ponosić kosztów związanych z utrzymywaniem wewnętrznych zespołów specjalistów. Zazwyczaj korzystają z niego małe i średnie firmy, które nie dysponują wystarczającymi środkami na rozwój wszystkich aspektów biznesu. Outsourcing zewnętrzny warto rozważyć również wtedy, gdy nasi pracownicy nie mają wystarczających kompetencji lub zdecydowaliśmy się na realizację projektu, który nieco odbiega od specyfiki działalności przedsiębiorstwa. Oprócz tego sprawdzi się w okresach wzmożonego zapotrzebowania.
Usługi outsourcingowe – o czym warto pamiętać?
Z branżą outsourcingu związane są dwa pojęcia – Business Process Outsourcing (BPO) i Shared Service Center (SSC). Wiele osób nie wie, co one dokładnie oznacza. Postaramy się rozwiać wszelkie wątpliwości. W pierwszym przypadku chodzi o przekazanie zadań osobom związanym z przedsiębiorstwem lub podmiotom zewnętrznym. Dzięki temu procesy biznesowe są obsługiwane szybciej, taniej i skuteczniej. Firmy BPO najczęściej zajmują się usługami HR, wsparciem informatycznym, księgowością, czy zarządzaniem jakością. Z kolei SSC odnosi się do centrum usług wspólnych, specjalizującym się w powtarzalnych procesach biznesowych. Należy podkreślić, że jakość ich wykonania wpływa na wizerunek firmy.
Umowę outsourcingową należy sporządzić na piśmie. Zadbaj o to, żeby zapisy były jasne i przejrzyste, w ten sposób chronimy swoje interesy na wypadek kontroli lub nieuczciwego działania partnera. W umowie należy zawrzeć warunki realizacji usług i koszty ich wykonania. Pamiętaj też o regularnych kontrolach nad procesem outsourcingu. Ustalenie jasnych celów, zrozumienie specyfiki zadań i systematycznie wysyłane raporty pozwalają uniknąć nieporozumień.
Realizacji długoterminowych projektów biznesowych szkodzi zbyt częsta zmiana dostawców, dlatego powinniśmy zdecydować się na nią dopiero wtedy, gdy firma outsourcingowa nie wywiązuje się ze swoich obowiązków. Należy jednak zaznaczyć, że zazwyczaj wynika to z błędu popełnionego przez zleceniodawcę.
Wady i zalety korzystania z outsourcingu
Zanim zdecydujemy się na outsourcing, przeanalizujmy, czy korzystanie z zewnętrznych zasobów jest bardziej opłacalne niż zatrudnianie pracowników. Należy jednak zauważyć, że tego typu rozwiązanie może przyczynić się do realizacji usług na wyższym poziomie, czy koncentracji na innych działaniach biznesowych. Ponadto zyskujemy dostęp do specjalistycznej wiedzy branżowej i zaawansowanych technologii. Część odpowiedzialności można przenieść na firmę outsourcingową.
Zastanawiasz się, czy warto nawiązać współpracę z firmą outsourcingową? Decydując się na takie rozwiązanie, możesz skupić się na realizacji przyjętej strategii. Oprócz tego outsourcing sprzyja szybkiej reakcji na zmiany rynkowe. Przedsiębiorca może skoncentrować się na realizacji celów strategicznych, nie wykonując zadań wykraczających poza jego branżę.
Sprawdź też: Globalizacja ekonomiczna – wyzwania i perspektywy
Należy zaznaczyć, że taki rodzaj współpracy jest obarczony pewnym ryzykiem. Jeśli skorzystasz z oferty nierzetelnej firmy, wpłynie to negatywnie na jakość świadczonych usług, a tym samym pogorszy wizerunek marki. Oprócz tego przedsiębiorca może ponieść dodatkowe koszty, wynikające z niewywiązania się z terminu. Niekiedy dochodzi do wycieku danych, co niesie ze sobą konsekwencje prawne i finansowe.
Aby zminimalizować ryzyko, dokładnie przeanalizuj potencjalnego partnera. Poszukaj firmy, specjalizującej się w obszarze, który zamierzasz oddelegować. Następnie określ zakres obowiązków, jakie zamierzasz jej powierzyć. Poproś o przedstawienie referencji, w ten sposób upewnisz się, że klienci byli zadowoleni ze współpracy.
Jak wybrać firmę outsourcingową?
Rynek usług outsourcingowych dynamicznie się zmienia, dzięki czemu przedsiębiorcy mogą nawiązywać różne formy współpracy. Firmy outsourcingowe zazwyczaj działają w Warszawie, Krakowie lub Wrocławiu. Przedsiębiorcy zazwyczaj zlecają im zadania z następujących obszarów:
- marketing,
- rekrutacja i zarządzania zasobami ludzkimi,
- usługi sprzątające,
- obsługa prawna,
- doradztwo podatkowe,
- IT,
- usługi kadrowo-płacowe,
- szkolenia,
- księgowość,
- zaopatrzenie,
- obsługa klienta.
Zastanawiasz się, jak wybrać firmę outsourcingową, żeby nie żałować? Zanim rozpoczniesz poszukiwania, powinieneś odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Przede wszystkim przeanalizuj potrzeby firmy i wyznacz sobie cele działania. Następnie określ, w czym potrzebujesz pomocy. Ustal budżet, jaki możesz wygospodarować na usługi outsourcingowe. Dzięki temu łatwiej porównasz koszt wykonania zadania przez wewnętrzny zespół z wydatkami poniesionymi w przypadku realizacji projektu przez podmiot zewnętrzny. Wbrew pozorom outsourcing nie zawsze jest opłacalny.
Branża outsourcingu jest najszybciej rozwijającym się sektorem w Polsce. Należy podkreślić, że pracuje w niej około 400 tys. osób. Nic więc dziwnego, że wybór najlepszej firmy stanowi nie lada wyzwanie. Zanim podpiszesz umowę, sprawdź opinie klientów. Oprócz tego poznaj ofertę i sposób działania podmiotu. Zwróć uwagę, czy firma outsourcing stara się zrozumieć specyfikę Twojej branży i potrafi dopasować usługi do Twoich potrzeb. Komunikacja odgrywa kluczową rolę dla powodzenia projektu, dlatego ustal wcześniej sposoby kontaktu z wykonawcą.
Ważne jest również to, aby wybrana firma korzystała z nowoczesnych narzędzi. Dzięki temu pozwoli jej to zwiększyć skuteczność i bezpieczeństwo procesów. Zanim podejmiesz ostateczną decyzję, sprawdź, czy potencjalny partner posiada certyfikat jakości. To świadczy o jego wiarygodności i profesjonalizmie. Porównując oferty, zwróć uwagę nie tylko na cennik, lecz także strukturę opłat. Jeśli jakieś zapisy wzbudzają Twoje wątpliwości, koniecznie o to zapytaj. Sprawdź, od jakiego czasu dana firma działa na rynku. Zapytaj także o kwalifikacje zatrudnianych specjalistów.
Decyzja o podjęciu współpracy z firmą outsourcingową nie należy do łatwych. Trafnie podjęta przyczynia się do pomnażania zysków i umocnienia pozycji przedsiębiorstwa. Z drugiej strony może nas narazić na niepotrzebne wydatki i zmniejszyć konkurencyjność organizacji. Nie powinna być ona podyktowana najnowszym trendem, lecz potrzebami firmy.
