Zakup samochodu firmowego, nieruchomości, urządzeń, czy maszyn należy uwzględnić w sprawozdaniu finansowym. Zastanawiasz się, jak wycenić i zaksięgować środki trwałe, aby uniknąć kłopotów podczas kontroli skarbowej? Przede wszystkim powinieneś się dowiedzieć, co można do nich zaliczyć. W tym artykule poruszymy najważniejsze zagadnienia dotyczące środków trwałych!
Czym są środki trwałe w firmie i co się do nich zalicza?
Co to są środki trwałe w firmie? Zaliczamy do nich składniki rzeczowe, które zostały nabyte lub wyprodukowane we własnym zakresie. Należy zaznaczyć, że są one własnością lub współwłasnością przedsiębiorcy. Ich wartość powinna przekroczyć 10 tys. zł. Możemy do nich zaliczyć samochody, maszyny, urządzenia, budynki, lokale, budowle i grunty. Środki trwałe powinny być sprawne w dniu ich przyjęcia, a przewidywany okres użytkowania musi przekraczać 1 rok. Jeśli chodzi o inwentarz żywy, można go ująć w ewidencji środków trwałych. Nie dokonuje się jednak od niego odpisów amortyzacyjnych.
Nie wszyscy przedsiębiorcy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji środków trwałych, warto jednak zauważyć, że większość spółek i firm musi jednak o to zadbać. Taki obowiązek spoczywa na:
- osobach fizycznych prowadzących działalność gospodarczą,
- spółkach partnerskich,
- spółkach cywilnych i jawnych osób fizycznych,
- przedsiębiorstwach w spadku.
Brak takiej ewidencji uniemożliwia dokonywanie odpisów amortyzacyjnych, np. samochodu firmowego. Przypominamy, że środki trwałe powinny być wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną działalnością, bądź też dzierżawione lub wynajmowane na podstawie odpowiedniej umowy.
Ewidencja środków trwałych powinna spełniać wymogi formalne, przy czym nie ustawodawca nie przygotował gotowego szablonu, ani uniwersalnego wzoru. Ważne jest jednak to, żeby zawierała takie elementy jak:
- liczba porządkowa,
- nazwa i adres firmy wystawiającej dokument przyjęcia środka trwałego,
- nazwa i charakterystyka środka trwałego,
- data nabycia środka trwałego,
- data przyjęcia środka trwałego,
- symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
- wartość początkowa,
- stawka amortyzacyjna,
- metoda amortyzacji,
- numer inwentarzowy,
- podpisy osób przyjmujących środek trwały w firmie.
Klasyfikacja środków trwałych
Grupa:
- 0 – grunty,
- I – lokale, mieszkania i budynki,
- II – wszelkie duże obiekty inżynierii wodnej lub lądowej,
- III – maszyny energetyczne i kotły,
- IV – urządzenia, aparaty i maszyny przeznaczone do ogólnego stosowania,
- V – specjalistyczne aparaty, maszyny i urządzenia,
- VI – urządzenia techniczne,
- VII – środki transportu,
- VIII – narzędzia i przyrządy,
- IX – inwentarz żywy.
Jak poprawnie wycenić wartość środków trwałych?
Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się na podstawie wartości początkowej środków trwałych, przy czym zależy ona od sposobu ich pozyskania. W tym przypadku należy postępować zgodnie z wytycznymi prawa podatkowego i bilansowego. Wartość początkowa przyjmuje postać:
- Ceny nabycia – dotyczy środków trwałych w firmie nabytych w Polsce lub za granicą, pod warunkiem że przedsiębiorca wnosi majątek prywatny. Jeśli jednak jest ona wyższa niż cena rynkowa, pod uwagę bierze się tę drugą.
- Wartości rynkowej – obowiązuje w przypadku środków trwałych nabytych nieodpłatnie, w drodze spadku lub darowizny (chyba że umowa wskazuje na niższą wartość).
- Kosztu wytworzenia – zasadę stosuje się w przypadku samodzielnego wytworzenia przedmiotu wkładu. Koszty powinny być bezpośrednio związane z wytworzeniem środka trwałego. Można tutaj uwzględnić wydatki związane z zużytymi materiałami, wynagrodzenia pracowników wraz z innymi świadczeniami, delegacjami, montażem, czy przeglądami.
Podczas ustalania wartości początkowej środków trwałych uwzględnia się koszty obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich sfinansowania. Oprócz tego istotną rolę odgrywają różnice kursowe, obowiązujące od momentu rozpoczęcia wytwarzania środka trwałego do dnia oddania go do użycia. Ustaloną wartość początkowa można zmienić, gdy doszło do ulepszenia środka trwałego lub popełniono błąd podczas wstępnych obliczeń.
Przedsiębiorca może uwzględnić w ewidencji środki, których wartość nie przekracza 10 000 zł, pod warunkiem że przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż 1 rok. W takiej sytuacji istnieje możliwość dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego.
Na czym polega amortyzacja środków trwałych?
Amortyzacja polega na rozłożeniu kosztów poniesionych na zakup środków trwałych lub ich wytworzenie. Można tego dokonać poprzez miesięczne odpisy amortyzacyjne.
Zakończenie amortyzacji następuje w chwili zrównania odpisów amortyzacyjnych z wartością początkową składnika lub jego likwidacji. Aby ułatwić sobie zadanie, podatnik powinien przygotować tabelę amortyzacyjną, w której będzie zapisywać miesięczne (lub roczne) kwoty. Należy zaznaczyć, że wspomniana metoda amortyzacji nie uwzględnia różnic w zużyciu środków trwałych podczas okresu eksploatacji.
Jak wygląda proces likwidacji środków trwałych w firmie? Przede wszystkim należy przygotować dowód księgowy LT, który usunięciu rzeczowych aktywów z eksploatacji i wycofaniu ich z ewidencji.
Metody amortyzacji środków trwałych
Środki trwałe w firmie zużywają w różny sposób, w związku z tym ustawodawca dopuszcza różne metody amortyzacji.
Amortyzacja liniowa
To najprostszy sposób amortyzacji środków trwałych. Aby skorzystać z takiego rozwiązania, przedsiębiorca powinien określić początkową składnika, a także określić jego rodzaj zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych (KŚT). Wybrana grupa wpływa na wysokość stawki amortyzacyjnej. Wspomniana metoda zakłada, że środki trwałe zużywają się równomiernie przez cały okres użytkowania. W związku z tym wysokość rocznego odpisu amortyzacyjnego nie zmienia się przez cały okres amortyzacji. Przedsiębiorca ma obowiązek wprowadzić środek trwały do ewidencji w ciągu miesiąca od jego przyjęcia.
Amortyzacja przyspieszona
Niekiedy przedsiębiorca może zastosować amortyzację przyspieszoną, polegającą na podwyższeniu standardowej stawki. Dotyczy to środków trwałych eksploatowanych w złych warunkach lub intensywniej niż przeciętnie. W tym przypadku stawkę amortyzacyjną należy pomnożyć przez współczynnik podany w wykazie.
Amortyzacja progresywna
Amortyzacja progresywna zakłada, że z biegiem czasu środki trwałe zużywają się, w związku z tym tracą one na wartości. Ponadto wymagają one kosztownych napraw i remontów. Uwzględnia ona rosnące koszty eksploatacji i utrzymania. Może jednak sprawiać większe trudności w obliczeniach. Nie sprawdzi się w przypadku wszystkich aktywów.
Amortyzacja degresywna
Amortyzacja degresywna zakłada, że środki trwałe przynoszą przedsiębiorstwu najwięcej korzyści w początkowym okresie użytkowania, w związku z tym zużywają się szybciej. Z biegiem czasu składniki majątku wymagają konserwacji i napraw, dlatego stają się mniej opłacalne dla firmy. To oznacza, że odpisy amortyzacyjne powinny być najwyższe na początku. Następnie należy je proporcjonalnie je pomniejszać. Może to dotyczyć środków trwałych zaklasyfikowanych do grupy 3-6 i 8.
Do niewątpliwych zalet wspomnianej metody amortyzacji należą: szybsze zaliczenie wartości do kosztów i możliwość obniżenia podatku dochodowego. Z drugiej strony, sprawdzi się ona tylko przy realnych dochodach. Nie zawsze odzwierciedla rzeczywiste zużycie środków trwałych.