Zgodnie z prawem osoby fizyczne mają prawo do wykonywania czynności i otrzymywania za to wynagrodzenie na podstawie różnych stosunków prawnych. Mogą one zawrzeć z kontrahentami umowę o dzieło lub umowę zlecenie. Zdarza się jednak, że klient poprosi o fakturę. Podpowiadamy, czy istnieje możliwość wystawienia takiego dokumentu bez konieczności rejestracji firmy!
Kto może wystawić fakturę VAT?
Przedsiębiorca zarejestrowany jako czynny podatnik VAT ma prawo do wystawiania faktur VAT. Nie wymaga to jednak zarejestrowania działalności gospodarczej w CEIDG. Wystarczy, że spełnimy warunki materialne, ujęte w ustawie VAT. W tym celu powinniśmy złożyć wniosek VAT-R w urzędzie skarbowym.
Faktura VAT to najpopularniejszy dokument księgowy, który służy potwierdzeniu dokonania sprzedaży towaru lub realizacji usługi. Ogólnie rzecz biorąc, wystawia się ją w dwóch egzemplarzach – jeden dla sprzedawcy, a drugi dla nabywcy. Fakturę należy wystawić w określonym terminie – do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania czynności opodatkowanej VAT.
Czy osoba nieprowadząca działalności gospodarczej może wystawić fakturę?
Jak wystawić fakturę bez działalności? To jedno z najczęstszych pytań zadawanych przez freelancerów. Coraz więcej osób decyduje się na prowadzenie działalności nierejestrowanej. Aby skorzystać z takiego rozwiązania, należy spełnić dwa warunki:
- miesięczny dochód nie powinien przekraczać połowy minimalnego wynagrodzenia za pracę,
- w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie wolno prowadzić działalności gospodarczej.
Świadczenie niektórych usług i towarów wymaga jednak założenia firmy, nawet jeśli spełniamy powyższe warunki. Dotyczy to przede wszystkim towarów wymagających koncesji, czy usług, do których realizacji potrzebujemy uprawnień. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie musi składać żadnych deklaracji, ani odprowadzać składki na ubezpieczenie zdrowotne, czy społeczne.
Czy ustawodawca dopuszcza wystawianie faktur bez firmy? Jeśli osobie prowadzącej działalność nierejestrowaną, przysługuje prawo do zwolnienia z VAT, może wystawić fakturę bez VAT. W tym przypadku powinna ona wpisać w miejscu stawki podatku – skrót ZW. Nie zawsze przysługuje nam jednak taki przywilej. Jeśli ciąży na nas obowiązek rejestracji jako czynny podatnik VAT, musimy wystawiać faktury VAT.
Wbrew pozorom nie musimy najpierw zakładać firmy, a następnie dokonać zgłoszenia rejestracyjnego do VAT. Szukasz odpowiedzi na pytanie: Czy mogę wystawić fakturę bez firmy? Jeśli przysługuje Ci zwolnienie od podatku, masz prawo wystawić rachunek lub fakturę bez VAT. Przedsiębiorcy często traktuje je jako podstawowe dokumenty sprzedaży, które ułatwiają ewidencję przychodów. Dzięki temu możemy ustalić, czy przekroczyliśmy próg, co oznacza konieczność założenia firmy. Tego typu dokumentacja przydaje się także podczas kontroli skarbowej.
Czym różni się faktura od rachunku?
Oba dokumenty określają kwotę do zapłaty za usługę. Podatnik VAT jest zobowiązany do wystawiania faktur, które potwierdzają wykonanie czynności. Mogą one przybrać formę papierową lub elektroniczną. Taki obowiązek nie dotyczy przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT. Mogą oni wystawiać faktury na żądanie kontrahenta lub dobrowolnie. Nabywca może zgłosić chęć otrzymania takiego dokumentu w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym został wydany towar, zrealizowano usługę lub dokonano zapłaty.
Zastanawiasz się, jak wygląda wystawianie rachunku bez firmy? Jeśli przepisy nie narzucają obowiązku wystawienia faktury, podatnik prowadzący działalność gospodarczą, powinien wystawić rachunek. W ten sposób potwierdza wykonanie usługi lub dostarczenie towaru na wniosek kontrahenta. W przeciwieństwie do faktury dokument nie określa kwoty podatku VAT.
Rachunek należy wystawić w ciągu 7 dni od wydania towaru lub realizacji usługi. Dokument powinien zawierać następujące informacje:
- imiona i nazwiska (firmę lub nazwę) wraz z adresami sprzedawcy i nabywcy lub wykonawcy i odbiorcy,
- numer kolejny rachunku,
- datę wystawienia rachunku,
- rodzaj i liczbę/ilość towarów lub usług,
- cenę jednostkową,
- należność wyrażona słownie i liczbowo.
Jak wystawić fakturę bez VAT?
Taki dokument może wystawić przedsiębiorca zwolniony z podatku VAT. W tym celu powinien on uzyskać niezbędne dane od nabywcy. Należy zaznaczyć, że nievatowiec nie musi podawać następujących informacji:
- stawka podatku VAT,
- suma wartości sprzedaży netto, podzielona na sprzedaż wolną od podatku i sprzedaż objętą wybranymi stawkami,
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na poszczególne stawki podatku.
Sprawdź też: Podatek VAT – czym jest i jak go prawidłowo rozliczyć?
Z drugiej strony przedsiębiorca jest zobowiązany przedstawić podstawę prawną zwolnienia z podatku. To oznacza, że na dokumencie powinny pojawić się następujące informacje:
- przepis ustawy lub akt wydany na jej podstawie, na mocy którego przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia podatkowego,
- lub przepis dyrektywy, na podstawie którego świadczenie usług lub dostawa towaru zostanie zwolniona z podatku VAT,
- lub inna podstawa prawna, potwierdzająca prawo przedsiębiorcy do zwolnienia z podatku.
Należy zaznaczyć, że w przypadku niektórych usług, np. ubezpieczeniowych, edukacyjnych, finansowych, czy medycznych, nie trzeba podawać podstawy prawnej. Oprócz tego faktura bez VAT powinna zawierać takie informacje jak:
- numer porządkowy,
- data wystawienia,
- nazwa podatnika i nabywcy, a także ich adresy,
- nazwa lub rodzaj usługi, lub towaru,
- miara i ilość/liczba sprzedawanych towarów lub zakres świadczonych usług,
- cena jednostkowa towaru lub usługi,
- kwota należności.
Jeśli kontrahent zgłosi żądanie wystawienia rachunku po 3 miesiącach od realizacji usługi lub dostarczenia towaru, nie musimy go spełnić.
Faktura bez VAT – o czym warto pamiętać?
Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej nie jest podatnikiem VAT, w związku z tym nie może wystawiać faktur VAT. Może natomiast dostarczyć rachunek, potwierdzający dostarczenie towaru lub wykonanie usługi. Przedsiębiorca nie musi rejestrować się jako czynny podatnik VAT, jeśli wartość sprzedaży nie przekroczyła 200 000 zł w poprzednim roku podatkowym. Nie dotyczy to jednak przedsiębiorców, zajmujących się sprzedażą nowych środków transportu, terenów budowlanych, części samochodowych, czy złomowaniem metali szlachetnych.
Zwolnienie podmiotowe nie dotyczy firm prowadzących sprzedaż wysyłkową kosmetyków, komputerów, urządzeń elektronicznych, wyrobów optycznych i elektronicznych. Z takiego przywileju nie skorzystają także firmy nieposiadające swojej siedziby w Polsce. Dodatkowo nie jest on przewidziany dla podmiotów świadczących usługi prawnicze, jubilerskie, windykacyjne, faktoringu, czy doradcze (z wyjątkiem doradztwa rolniczego).
Aby ułatwić sobie wystawianie faktur, warto zwrócić uwagę na Krajowy System e-Faktur. To ogólnopolski system informatyczny, z którego możemy korzystać dobrowolnie. Należy jednak zaznaczyć, że wkrótce ma to się zmienić. Ministerstwo Finansów zdecydowało, że KSeF stanie się obowiązkowy w 2026 r. Faktury, wystawione w systemie, automatycznie trafią do odbiorcy, dlatego należy zachować szczególną ostrożność przy wprowadzaniu danych.
