Negocjacje są jednym z kluczowych etapów procesu sprzedaży. Strony powinny dążyć do wypracowania porozumienia korzystnego dla wszystkich. Skuteczne negocjacje w biznesie wymagają nie tylko doskonałej znajomości rynku i produktu, lecz także wiedzy psychologicznej. W tym artykule poznasz różne strategie, techniki i style, które pomogą Ci osiągnąć sukces!
Definicja negocjacji i ich znaczenie
Zanim dowiesz się, jak wygrywać negocjacje, sprawdź, czym one są. To zorganizowany proces komunikacji pomiędzy co najmniej dwiema osobami. Mogą być prowadzone między przedsiębiorcami, pracodawcą i pracownikami, czy właścicielem firmy i dostawcą. Celem negocjacji w biznesie jest osiągnięcie porozumienia w sprawie treści oferty, cen, warunków zatrudnienia, terminów realizacji usług, dostawy towarów lub płatności. Wypracowane rozwiązanie powinno być korzystne dla wszystkich stron, ale nie zawsze jest to możliwe.
Jakie są rodzaje negocjacji w biznesie? W zależności od tego, jaki cel im przyświeca, możemy je podzielić na:
- Negocjacje integracyjne – zawarte porozumienie ma zadowolić obie strony, dlatego przyjmują one postawę „win-win”.
- Negocjacje dystrybutywne – jedna strona zamierza osiągnąć korzyści kosztem drugiej, co może prowadzić do narastania spirali konfliktu.
- Negocjacje wielostronne – w rozmowach uczestniczą więcej niż dwie osoby, co wymaga doskonałych umiejętności negocjacyjnych.
Negocjacje prowadzone na płaszczyźnie służbowej możemy podzielić na trzy zasadnicze rodzaje:
- Negocjacje handlowe – podczas rozmów ustalana jest jakość i cena produktu, pozyskanie nowych klientów, zdobycie kontraktu, uczestnictwo w przetargach, termin realizacji usług lub harmonogram dostawy towarów.
- Negocjacje prawne – zazwyczaj są one oficjalne; odwołują się do norm i przepisów prawnych.
- Negocjacje zwyczajne – dotyczą spraw wewnętrznych firmy i relacji między pracownikami. Przedmiotem negocjacji mogą być godziny pracy, wynagrodzenie, urlop, czy zakres obowiązków na danym stanowisku.
Jakie istnieją typy negocjacji?
W przypadku negocjacji biznesowych wygrana – wygrana wszystkie strony czują, że osiągnęły swoje cele. W tym podejściu uczestników traktujemy jak równych sobie partnerów. Strony koncentrują się na różnicach i szukają konsensusu, który zadowoli wszystkich. Negocjacje odbywają się w przyjaznej atmosferze. Uwagi są poddawane konstruktywnej krytyce, co pozwala uniknąć eskalacji konfliktu. Uczestnicy rozważają różne możliwości rozwiązania problemu, a w razie potrzeby idą na ustępstwa. Taki typ negocjacji zyskał sobie licznych zwolenników, ponieważ sprzyja nawiązaniu długotrwałej współpracy. Ponadto świadczy o etycznym podejściu w biznesie.
Negocjacje w biznesie wygrana – przegrana zakłada, że jedna strona realizuje swoje cele kosztem drugiej. Niekiedy wynika to z przyczyn obiektywnych, takich jak brak możliwości pójścia na ustępstwa. Czasami taki sposób negocjacji odzwierciedla nasze podejście do biznesu. Strona wychodzi z założenia, że pozostali uczestnicy są jej wrogami, a ona ma z nimi wygrać. To sprawia, że podczas negocjacji panuje silna rywalizacja. Uczestnicy nie darzą siebie zaufaniem, a nawet wykazują się dużą podejrzliwością.
W negocjacjach typu przegrana – przegrana strony chcą sobie wzajemnie zaszkodzić. Ponadto starają się zdominować partnera. Zazwyczaj wynika to z założenia, że uczestnicy negocjacji są nieuczciwi, w związku z tym należy ich zniszczyć lub znacznie osłabić. Wspomniane podejście nie jest nastawione na osiąganie korzyści, dlatego zazwyczaj obie strony ponoszą straty.
Jak przygotować się do negocjacji?
To, czy negocjacje pójdą po naszej myśli, w dużej mierze zależy od tego, jak się do nich przygotujemy. Przede wszystkim powinniśmy wyznaczyć sobie cele, a także ustalić granicę ustępstw. Zastanówmy się, do którego momentu jesteśmy w stanie pójść na kompromis. Cele podzielmy na główne i poboczne, następnie ustalmy priorytety.
Następnie starajmy się poznać jak najlepiej drugą stronę. Przede wszystkim określmy jej cele, potrzeby i motywacje. Przeprowadźmy też badanie rynku, które pozwala na ustalenie warunków proponowanych przez konkurencję.
Na kolejnym etapie wybieramy strategię i zespół negocjacyjny. Na koniec przygotowujemy argumenty i ustalamy skuteczne techniki negocjacji.
Jakie propozycje można przedstawić drugiej stronie? Zaproponujmy warunki, które w pełni nas usatysfakcjonują, a przy tym w dużym stopniu zaspokoją interesy partnera. Możemy również zaprezentować rozwiązania, z których chociaż częściowo będziemy zadowoleni. Jeśli dalej nie wypracujesz porozumienia, wysuń propozycje, które w minimalnym stopniu zaspokajają Twoje interesy.
Jakie techniki negocjacyjne warto wykorzystywać?
Aby osiągnąć sukces w negocjacjach, warto również poznać podstawowe techniki. Wypracowanie zadowalającego porozumienia może stanowić nie lada wyzwanie, ponieważ każda strona wyznaczyła sobie cele i granice ustępstw. Jedną z najpopularniejszych technik negocjacyjnych jest znalezienie kompromisu w „połowie drogi”. Wymaga to elastyczności i chęci znalezienia kompromisu. Zawarte porozumienie powinno usatysfakcjonować wszystkich negocjatorów. Taka technika sprawdzi się wtedy, gdy obie strony mają racjonalne oczekiwania. Sprzyja one budowaniu trwałych relacji.
Początkowa oferta może wpłynąć na przebieg dyskusji. Warto przedstawić zawyżoną, ale realną propozycją, ponieważ zyskujemy wtedy większą swobodę w procesie negocjacyjnym. Możemy również wybrać technikę, która kładzie nacisk na przedstawianie dodatkowych korzyści, a nie na obniżaniu ceny. Dzięki temu zaspokajamy potrzeby obu stron, ale wartość umowy pozostaje stała.
Pytania otwarte odgrywają ważną podczas negocjacji biznesowych. Wspomniana technika pozwala zebrać dużo informacji, a to z kolei ułatwia zrozumienie drugiej strony. Taka forma pytań buduje pozytywną atmosferę. Przy okazji warto podkreślić istotne znaczenie aktywnego słuchania. Koncentrujemy się na tym, co mówi druga strona. Oprócz tego używamy parafraz, polegających na powtarzaniu tego, co powiedział negocjator, ale w nieco inny sposób. Dzięki temu możemy uporządkować jego wypowiedź i poznać intencje.
Aby skłonić rozmówcę do przemyślenia swojego stanowiska, warto świadomie używać ciszy. Niektórzy uważają, że bywa ona niezręczna, ale przydaje się, gdy partner złożył nam absurdalną propozycję. Potęgę ciszy można również wykorzystać wtedy, gdy poczuliśmy się zaatakowani lub nie dostaliśmy odpowiedzi na swoje pytanie. Jeśli druga strona poczuje się skrępowana, najprawdopodobniej się odezwie. Może nam zadać pytanie lub zaproponować wyjście z sytuacji.
BATNA – siła negocjacji
BATNA to najlepsze alternatywne rozwiązanie, które mogą wybrać strony, gdy negocjacje nie przynoszą spodziewanego efektu. Dzięki temu negocjatorzy zyskują przewagę nad partnerem. Aby tak się stało, należy przygotować dobry plan B. Silna BATNA pozwala wynegocjować lepsze warunki handlowe lub finansowe. Nie wystarczy jednak skupić się na liczbach, powinniśmy również uwzględnić aspekt psychologiczny. Odpowiedz sobie na kilka pytań:
- Jakie są moje cele?
- Jakie są moje ograniczenia?
- Jaki efekt będzie dla mnie zadowalający?
- Jakie mam pole działania?
Warto podkreślić, że BATNA wyznacza granicę ustępstw. Może się zdarzyć, że odejdziemy od stołu negocjacyjnego bez wypracowanego porozumienia. Jeśli ustalone warunki nas nie satysfakcjonują, nie powinniśmy się na nie godzić. W przeciwnym razie możemy później żałować. BATNA pozwala również odpowiedzieć na pytanie, czy warto w ogóle negocjować. Nierzadko alternatywne rozwiązanie jest lepsze niż jakikolwiek konsensus.
Przy okazji należy wspomnieć, czym jest WATNA. To najgorsza alternatywa, jaką możemy zaakceptować. BATNA uniemożliwia zejście poniżej pewnego poziomu, z kolei WATNA określa sytuację, w której efekt będzie dla nas niekorzystny. W ten sposób dowiadujemy się, co może się stać, jeśli nie dojdziemy do porozumienia z drugą stroną.
Typy strategii negocjacyjnych – którą obrać?
Strategia wpływa na ostateczny wynik negocjacji. Należy ją dostosować do kontekstu i celów. Wyróżniamy 5 strategii negocjacji biznesowych:
- Łagodzenie – strony idą na ustępstwa, aby osiągnąć porozumienie. Uczestnicy są gotowi ponieść określone koszty. Strategie pozwala zbudować przyjazną atmosferę, co ułatwia wypracowanie kompromisu. Strony wykazują się empatią i potrafią spojrzeć na problem z innej perspektywy. Takie podejście zapobiega narastaniu konfliktów.
- Dominacja – jedna strona stara się osiągnąć korzyści, nawet kosztem drugiej. Strategia może przynieść szybkie efekty, ale prowadzi do utraty zaufania i niezadowolenia. Należy ją stosować tylko wtedy, gdy jest to konieczne.
- Kompromis – w tym przypadku bierze się pod uwagę interesy wszystkich stron. Uczestnicy negocjacji idą na ustępstwa, dzięki czemu mogą osiągnąć satysfakcjonujące porozumienie. Aby znaleźć złoty środek, należy wykazać się elastycznością.
- Kooperacja – negocjatorzy darzą się zaufaniem, co sprzyja budowaniu trwałych relacji. Zawarte porozumienie przynosi korzyści wszystkim stronom.
- Unikanie – strony podejmują działania mające na celu uniknięcie negocjacji właściwych. Prezentowane podejście może wynikać ze świadomości braku szans na osiągnięcie zadowalającego porozumienia. Taką strategię zazwyczaj stosuje się, gdy negocjacje miałyby dotyczyć mało istotnych spraw, a utrzymanie dobrych relacji jest bardziej opłacalne.
Style negocjowania – który jest najlepszy?
Styl negocjacji zależy od kontekstu, stopnia skomplikowania sytuacji i relacji między stronami. Ważną rolę odgrywa osobowość negocjatora, a także jego umiejętności komunikacyjnych i interpersonalnych. Wyróżniamy trzy style negocjowania:
- Miękki – kładzie nacisk na elastyczność i współpracę. Strony idą na ustępstwa, co pozwala im uniknąć konfrontacji. Osiągnięte porozumienie zapewnia korzyści wszystkim uczestnikom negocjacji.
- Twardy – strony dążą do osiągnięcia maksymalnych korzyści, kierując się zasadą „wszystko albo nic”. Taką postawę przyjmują osoby nieustępliwe, które w razie potrzeby stosują nieczyste zagrania.
- Rzeczowy – dba o własne interesy, ale jednocześnie stara się być partnerem dla drugiej strony. Takie podejście do negocjacji pozwala osiągnąć określone korzyści, a zarazem sprzyja długofalowej współpracy.
Z naszego artykułu dowiedziałeś się, jak rozmawiać o interesach. Życzymy udanych negocjacji!
