Proces budżetowania w przedsiębiorstwie – co się na niego składa?

Proces budżetowania to kluczowy element zarządzania finansami, który jest bardzo ważny w firmach o różnej wielkości i branżach. Jest to często wykorzystywane narzędzie kontrolne i strategiczne, dzięki któremu firmy mogą monitorować wykonywane zadania i mieć kontrolę nad kierownictwem niższego szczebla. W tym artykule przyjrzymy się bliżej procesowi budżetowania, wskażemy jego najważniejsze etapy, funkcje, a także metody. Zachęcamy do zgłębienia tajników budżetowania. 

Proces budżetowania – czym jest?

Proces budżetowania obejmuje planowanie, tworzenie, zatwierdzanie i kontrolę budżetu firmy. To szereg działań, dzięki którym można najefektywniej wykorzystać środki finansowe. Budżetowanie jest powszechnym zjawiskiem w przedsiębiorstwach bez centralnego zarządzania. Opisywany proces umożliwia monitorowanie realizowanych zadań i kontrolę działalności kierownictwa niższego szczebla. Budżetowanie w firmie jest wręcz niezbędne, jeśli zależy nam na osiągnięciu celów biznesowych, efektywnym działaniu i stabilności finansowej.

Rodzaje budżetowania

Istnieje mnóstwo rodzajów budżetowania, a w obrębie jednej działalności może funkcjonować ich nawet kilka. Zwykle określa się je ze względu na czynniki, które je uwarunkowywują. Zobacz, jakie są rodzaje ze względu na:

• szczebel zarządzania – budżet finansowy czy budżet operacyjny;
• obszar funkcyjny – np. budżet zapasów, budżet marketingowy, budżet kosztów, budżet przychodów, budżet inwestycji;
• horyzont czasowy – budżet krótkoterminowy i długoterminowy;
• stopień elastyczności – budżet sztywny i elastyczny;
• strukturę przedsiębiorstwa i uczestnictwo w tworzeniu budżetów – budżet odgórny i oddolny;
• jednostki miary – budżet ilościowy i budżet wartościowy;
• realizowane procesy – budżet procesów realnych i budżet procesów finansowych.

Funkcje budżetowania w przedsiębiorstwie

Jakie są funkcje budżetowania w przedsiębiorstwie? Oto one:

• funkcja kontrolna – pozwala ocenić stopień wykonanych zadań. Przeprowadzane są trzy rodzaje kontroli: wstępna (w trakcie przygotowywania budżetu), bieżąca (podczas realizowania budżetu) i wynikowa (odbywa się po zakończeniu wykonania budżetu). Dzięki kontrolom można stwierdzić różnice od założonego planu. Stanowią także podstawę do przeprowadzania analizy odchyleń;
• funkcja informacyjna – budżet przekazuje menadżerom informacje o stopniu realizacji zadań w postaci okresowych budżetów. Następnie menadżerowie mogą złożyć raport kierownictwu wyższego szczebla, dostarczając tym samym informacje o stopniu wykonania budżetu;
• funkcja koordynacyjna – polega na powiązaniu działań realizowanych w różnych ośrodkach odpowiedzialności i stworzeniu jednego spójnego budżetu dla całej organizacji. To natomiast gwarantuje zgodność celów poszczególnych ośrodków z celami całego przedsiębiorstwa.
• funkcja motywacyjna – wywiera wpływ na menadżerów i pracowników odpowiedzialnych za dany budżet, tak aby wykonywane działania były odpowiednie w stosunku do celów przedsiębiorstwa. Istotne jest też to, że cele budżetu powinny być ambitne i możliwe do zrealizowania. 

Metody budżetowania

Nie wiesz, jak może przebiegać proces budżetowania? Koniecznie poznaj jego metody!

• Budżetowanie odgórne: nazywane bywa inaczej budżetowaniem nakazowym. Chodzi tutaj o to, że budżety przygotowywane są na wyższych poziomach hierarchii, natomiast poszczególne ośrodki odpowiedzialności otrzymują gotowe budżety do realizacji.
• Budżetowanie partycypacyjne: określane jest również budżetowaniem oddolnym. Budżety tworzy kierownictwo niższego szczebla i pracownicy, a następnie są one sprawdzane przez menadżerów wyższego szczebla.
• Budżetowanie od zera: przygotowanie budżetu od podstaw, bazując na dokładnej analizie, nie uwzględniając przy tym poprzedniego budżetu.
• Budżetowanie przyrostowe: to jedna z najczęściej stosowanych metod budżetowania, polegająca na tworzeniu budżetu na podstawie danych historycznych, zwykle pomnożonych o odpowiedni wskaźnik.
• Budżetowanie sztywne: ten rodzaj budżetowania jest oparty na założeniu, że zaplanowane wielkości nie mogą się zmienić podczas okresu budżetowego.
• Budżetowanie elastyczne: pokazuje faktyczne zmiany konkretnych wielkości w porównaniu do wielkości planowanych.
• Budżetowanie statyczne: jest ono przygotowywane na stały okres czasu, np. na nadchodzący rok kalendarzowy, a po jego upływie traci ważność.
• Budżetowanie kroczące: polega ono na względnie szczegółowym zaplanowaniu okresu obrachunkowego, może to być np. miesiąc lub kwartał. Budżetowanie kroczące obejmuje cały okres roczny, więc przy tworzeniu budżetów miesięcznych powstanie ich dwanaście. 

Etapy budżetowania

Budżetowanie jest istotnym instrumentem wspomagającym osiąganie celów przedsiębiorstwa. Proces ten jest złożony, dlatego w jego tworzenie musi być zaangażowanych wielu pracowników. W literaturze można się spotkać z różnorodnymi podziałami na etapy budżetowania, jednak zazwyczaj składa się z takich kroków: 

• Ustalenie celów i strategii – działania rozpoczynają się od zrozumienia celów organizacji i strategii, którą przedsiębiorstwo chce osiągnąć w określonym czasie.
• Zbieranie danych – kolejnym etapem jest zbieranie danych dotyczących wyników finansowych, zarówno tych przeszłych, jak i aktualnych oraz prognoz dotyczących przyszłych wydarzeń i trendów.
• Tworzenie budżetu – mając zebrane najważniejsze dane czas na etap planowania przychodów i wydatków na określony okres czasu. Budżet może obejmować m.in. koszty operacyjne, zarobki zatrudnionych osób, działania marketingowe. 
• Weryfikacja budżetu – pamiętaj, aby był elastyczny, systematycznie weryfikowany oraz dostosowywany zgodnie ze zmianami czy występowaniem nowych informacji.
• Zatwierdzenie budżetu – to zadanie zarządu organizacji lub innych odpowiednich organów.
• Realizacja i kontrola wykonania budżetu – polega na monitorowaniu realizacji budżetu i porównywaniu faktycznych wyników z planowanymi wskaźnikami finansowymi.
• Raportowanie – dzięki regularnym raportom zawierającym wyniki budżetowe można śledzić postępy w realizacji celów i podejmować decyzje na bieżąco, oparte na dostępnych danych.

Budżetowanie kapitałowe w firmie – dlaczego jest potrzebne?

Proces budżetowania kapitałowego w firmie jest wykorzystywany do planowania i zarządzania inwestycjami w długoterminowe projekty lub aktywa w firmie. Zdecydowanie jest to istotne narzędzie do zarządzania finansami. Przede wszystkim jest pomocne dla firm, jeśli chodzi o alokację zasobów finansowych na najważniejsze projekty i inwestycje. Dzięki budżetowaniu kapitałowemu można efektywnie wykorzystać dostępne środki. Pozwala ono również na wyznaczanie celów rozwoju i środków niezbędnych do ich osiągnięcia. Przy pomocy tego procesu można również dokonać oceny opłacalności inwestycji, zidentyfikować potencjalne ryzyka związane z daną inwestycją, czy nawet opracować strategię zarządzania tymi ryzykami. Z budżetem kapitałowym podejmowanie strategicznych decyzji jest prostsze. Kolejnym powodem, dla którego ten proces jest potrzebny, jest fakt, że budżetowanie kapitałowe umożliwia monitorowanie postępów w realizacji projektów czy pomaga w kontroli wydatków. 

Proces budżetowania – podsumowanie

Po przeczytaniu naszego artykułu wiesz już, czym jest proces budżetowania, jakie są jego rodzaje, etapy, metody, a także funkcje. Pamiętaj, że jest to kluczowy element planowania i zarządzania finansami każdej firmy, niezależnie od jej wielkości czy branży. Wdrażając budżetowanie w prawidłowy sposób, możliwe będzie osiągnięcie celów biznesowych i strategii organizacji, optymalne wykorzystanie środków oraz monitorowanie i dostosowywanie budżetu odpowiednio do potrzeb. 

FAQ – najczęściej zadawane pytania

1. Dlaczego proces budżetowania jest ważny?

Proces budżetowania jest praktycznie niezbędny w każdej firmie. Jest to narzędzie, które pomaga firmie planować, alokować zasoby, czy kontrolować wydatki, a przede wszystkim osiągać ustalone cele. Powinny o nim pamiętać wszystkie działalności, którym zależy na efektywnym zarządzaniu zasobami i strategią biznesową. 

2. Z jakich etapów składa się proces budżetowania?

Proces budżetowania jest złożony z kilku głównych etapów, do których zaliczamy określenie celów i strategii, zebranie niezbędnych danych, tworzenie budżetu, a następnie jego zatwierdzenie. Po tych czynnościach możliwa jest jego realizacja i oczywiście systematyczna kontrola. Dalszymi etapami procesu budżetowania są również raportowanie i dostosowywanie procesu budżetowania.

3. Czy proces budżetowania jest tylko narzędziem kontrolnym? 

Oczywiście proces budżetowania umożliwia kontrolę nad finansami, ale jest on również narzędziem strategicznym. Korzystając z niego, można ułatwić wiele kwestii, takich jak m.in. organizacja w planowaniu, zarządzanie zasobami czy osiąganie ustalonych celów biznesowych. 

4. Czy w procesie budżetowania można popełnić błędy?

Niestety tak, i co więcej: nie należą one do rzadkości. Do najczęściej popełnianych błędów w procesie budżetowania zaliczamy nadmierną optymalizację przychodów, nieuwzględnianie zmieniających się warunków rynkowych, niedokładne oszacowanie kosztów, a także brak zainteresowania w proces ze strony pracowników.