Nota księgowa a faktura to dokumenty, które pełnią odmienne funkcje i nie zawsze można stosować je zamiennie. W praktyce gospodarczej właściwe rozróżnienie ma znaczenie nie tylko dla poprawności rozliczeń, lecz także dla prawidłowego udokumentowania zdarzenia.
Czym się różni faktura od noty księgowej?
Faktura i nota księgowa różnią się przede wszystkim tym, jakie zdarzenie gospodarcze dokumentują oraz kto i w jakiej sytuacji może je wystawić. Faktura służy przede wszystkim do udokumentowania sprzedaży towarów lub usług. Może stanowić podstawę do rozliczenia podatku VAT, jeśli podlega on opodatkowaniu. Nota księgowa ma natomiast inne zastosowanie. Nie dokumentuje sprzedaży objętej VAT, lecz służy do ewidencjonowania określonych zdarzeń, które nie wymagają wystawienia faktury.
Istotna jest również zawartość obu dokumentów. Na fakturze znajdują się informacje niezbędne do określenia przedmiotu sprzedaży, jej wartości oraz rozliczenia podatkowego, takie jak dane stron, nazwa towaru lub usługi, cena, stawka i kwota VAT. Nota księgowa zawiera dane pozwalające zidentyfikować strony oraz opis i wartość zdarzenia, którego dotyczy. Jej konstrukcja jest więc podporządkowana innemu celowi, niż dokumentowanie transakcji sprzedażowej.
Różnica widoczna jest także w sposobie wykorzystania dokumentów w rozliczeniach. Faktura może wpływać na rozliczenia VAT należnego i naliczonego. Nota księgowa co do zasady nie powoduje takich skutków, ponieważ nie jest dokumentem służącym do naliczenia VAT. Nie oznacza to jednak, że jest pozbawiona znaczenia dla ewidencji gospodarczej. Może potwierdzać określone rozrachunki między stronami.
Czy nota księgowa jest dokumentem księgowym?
Nota księgowa może być uznana za dowód księgowy, jeżeli spełnia wymagania określone w przepisach o rachunkowości. Zgodnie z ustawą o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Dokument powinien umożliwiać m.in. identyfikację stron, opis zdarzenia i jego wartość, a także zawierać datę dokonania operacji oraz podpis osoby odpowiedzialnej za jej przeprowadzenie i udokumentowanie.
Warto jednak odróżnić samą nazwę dokumentu od jego wartości dowodowej. Nota księgowa nie staje się automatycznie dowodem księgowym tylko dlatego, że została tak zatytułowana. O jej przydatności dla ksiąg rachunkowych decyduje przede wszystkim to, czy prawidłowo dokumentuje konkretne zdarzenie i zawiera wymagane informacje. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy dokument jest wykorzystywany jako podstawa odpowiedniego zapisu w ewidencji.
W praktyce nota może więc pełnić funkcję dokumentu potwierdzającego określone zdarzenie gospodarcze, mimo że nie jest fakturą. Jej zastosowanie powinno być jednak każdorazowo powiązane z charakterem operacji oraz zasadami prowadzenia dokumentacji przyjętymi w przedsiębiorstwie.
Kiedy należy wystawić notę księgową zamiast faktury?
Nota księgowa znajduje zastosowanie przede wszystkim wtedy, gdy trzeba udokumentować zdarzenie gospodarcze, które nie stanowi sprzedaży towaru ani świadczenia usługi podlegających fakturowaniu. Typowym przykładem są odsetki za opóźnienie w zapłacie należności, kary umowne czy inne obciążenia wynikające z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. W takich przypadkach wystawienie faktury z wykazanym VAT nie jest właściwym sposobem dokumentowania należności. Ministerstwo Finansów wskazuje również, że noty obciążeniowe i uznaniowe nie są fakturami i nie podlegają wystawieniu w KSeF.
Ważne jest jednak, aby nie traktować noty jako uniwersalnego zamiennika faktury. Jeżeli należność wynika z faktycznej sprzedaży towaru lub usługi, a przepisy nakładają obowiązek jej zafakturowania, samo wystawienie noty nie zastąpi faktury. Przykładowo opóźnienie klienta w zapłacie za wykonaną usługę nie zmienia charakteru pierwotnej sprzedaży. Faktura dokumentuje usługę, natomiast ewentualne odsetki mogą zostać udokumentowane odrębnym dokumentem.
Podobnie należy postąpić w przypadku kar umownych. Jeżeli przedsiębiorca nalicza kontrahentowi karę za niewywiązanie się z warunków umowy, nie oznacza to automatycznie powstania obowiązku wystawienia faktury. Właściwy dokument powinien odpowiadać rzeczywistemu charakterowi zdarzenia. Dlatego przed wystawieniem noty warto najpierw ustalić, za co dokładnie naliczana jest dana kwota i z jakiego tytułu powstało zobowiązanie.
Jak wystawić notę księgową w systemie księgowym?
Wystawienie noty księgowej w programie księgowym zwykle zaczyna się od wybrania odpowiedniego rodzaju dokumentu, a następnie wskazania kontrahenta, którego dotyczy rozliczenie. System może automatycznie nadać kolejny numer, zgodny z przyjętą numeracją. Następnie należy uzupełnić datę wystawienia, datę zdarzenia oraz opis przyczyny wystawienia dokumentu. Warto zadbać o to, aby opis jednoznacznie wskazywał podstawę naliczenia danej kwoty.
Kolejnym krokiem jest wprowadzenie wartości oraz odpowiedniego sposobu rozliczenia. W przypadku noty dotyczącej np. odsetek lub kary umownej należy podać kwotę wynikającą z dokumentów lub ustaleń będących podstawą obciążenia. System może również wymagać wskazania terminu płatności, rachunku bankowego czy powiązania noty z konkretnym kontrahentem lub rozrachunkiem.
Po sprawdzeniu danych dokument można zatwierdzić i zapisać w ewidencji. W zależności od programu nota może zostać wydrukowana, zapisana jako plik PDF albo przekazana kontrahentowi elektronicznie. Przed zatwierdzeniem warto sprawdzić przede wszystkim numer dokumentu, dane stron, daty, kwotę oraz opis zdarzenia. Dobrze uzupełniona nota powinna pozwalać na szybkie ustalenie, czego dotyczy obciążenie i z czego wynika wskazana na niej należność.
