Przedsiębiorca dąży do pomnażania zysków, a z drugiej strony stara się obniżyć podatek dochodowy. Warto sprawdzić, jakie wydatki można wrzucić w koszty firmy. Pamiętajmy też, żeby odpowiednio je udokumentować. Wydatki powinny być kontrolowane i uporządkowane, dzięki czemu unikniemy problemów z fiskusem. Sprawdź, jak wygenerować koszty w firmie!
Dlaczego generowanie kosztów w firmie jednoosobowej jest istotne?
Generowanie kosztów w przypadku jednoosobowej działalności jest niezwykle ważne, ponieważ pozwala obniżyć wysokość podatku dochodowego. Pamiętaj, że możesz skorzystać z takiego rozwiązania, gdy rozliczasz się według skali liniowej lub na zasadach ogólnych.
Jak generować koszty w firmie jednoosobowej?
Wydatki firmowe należy udokumentować za pomocą faktury – VAT lub uproszczonej (paragon z NIP, pod warunkiem że wartość zakupu nie przekracza 450 zł lub 100 euro). Można je również potwierdzić za pomocą:
- umowy lub rachunku do umowy,
- biletu, na którym widnieje NIP sprzedawcy,
- dowodu poniesienia opłaty pocztowej,
- dowodu zapłaty za przejazd autostradą.
Co można wliczyć w koszty prowadzenia działalności? Chodzi tutaj zarówno o wydatki ponoszone w celu otrzymania dochodu, jak i zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Należy uzasadnić, że były one niezbędne dla poprawnego funkcjonowania firmy. W dużej mierze zależy to od profilu przedsiębiorstwa i branży, w jakiej działa.
Jeśli prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą, możemy przekazać majątek prywatny do firmowego. W tym celu przedsiębiorca ma obowiązek złożenia pisemnego oświadczenia. Dokument powinien zawierać następujące dane:
- datę przekazania składnika majątku prywatnego na potrzeby działalności,
- datę i miejscowość sporządzenia oświadczenia,
- rodzaj własności rzeczy (własność, czy współwłasność, w drugim przypadku określamy, w jakiej części),
- nazwa i rodzaj składnika majątku,
- wartość początkową przekazanego składnika majątku,
- podpis właściciela.
Oświadczenie należy dołączyć do dokumentacji na wypadek kontroli. Nie trzeba go jednak nigdzie okazywać. Jak ustalić wartość początkową sprzętu? Najłatwiej przepisać kwotę z rachunku, faktury lub innego dokumentu sprzedaży.
Sprawdź też: Jakie są formy opodatkowania działalności gospodarczej?
Zakup sprzętu na firmę
Do kosztów firmowych można zaliczyć akcesoria biurowe i elementy dekoracyjne, pod warunkiem, że nie mają charakteru reprezentacyjnego. Wydatki poniesione na wymianę drzwi i okien nie powinny wzbudzić wątpliwości urzędników. Zastanawiasz się, co możesz jeszcze wrzucić w koszty uzyskania przychodu? Fiskus najprawdopodobniej nie zakwestionuje zakupu wyposażenia biurowego:
- biurka i fotela,
- szafki na dokumenty,
- komputera,
- drukarki,
- faksu,
- telefonu.
Problem może pojawić się wtedy, gdy będziesz chciał wrzucić do kosztów zakup mikrofalówki, pralki, ekspresu do kawy, czy żelazka. Musisz udowodnić, że wspomniane urządzenia są używane przez pracowników lub przydają się podczas spotkań z klientami.
Koszt najmu lokalu
Można do nich zaliczyć koszty związane z wynajmem biura, hali produkcyjnej, czy magazynu. Jak dobrze je udokumentować? Należy dostarczyć umowę najmu i potwierdzenie przelewu za czynsz. Co można wrzucić w koszty firmy? Nie tylko wydatki związane bezpośrednio z wynajmem lokalu, lecz także opłaty za media (ogrzewanie, energię elektryczną, wodę, gaz, wywóz nieczystości). Wielu przedsiębiorców zadaje pytanie: co mogę wrzucić w koszty firmy, jeśli prowadzę ją w swoim domu lub mieszkaniu? Nie musisz montować podliczników, aby zmierzyć zużycie prądu w biurze. W tym przypadku bierze się pod uwagę powierzchnię pomieszczenia.
Przeczytaj także: Koszty prowadzenia działalności gospodarczej – od czego zależą?
Samochód firmowy
Przedsiębiorcy mogą wrzucić zakup samochodu i ubezpieczenia w KUP w 100%, nawet jeśli nie używamy pojazdu wyłącznie do celów służbowych. Z kolei wydatki eksploatacyjne auta, wykorzystywanego zarówno na potrzeby firmy, jak i własne, może stanowić koszt podatkowy tylko w 75%. Jeśli dotyczą one pojazdu użytkowanego wyłącznie w celach służbowych, wydatki eksploatacyjne można rozliczyć w 100%. Możesz kupić samochód od osoby prywatnej, pod warunkiem, że zawrzesz z nią umowę sprzedaży.
Koszty oprogramowania
Oprogramowanie o wartości powyżej 10 tys. zł. zwykle jest nabywane w postaci praw autorskich lub licencji. Należy zaznaczyć, że stanowią one wartość niematerialną i prawną. Planowany okres użytkowania powinien przekraczać 1 rok.
Wydatki poniesione na wytworzenie programu komputerowego mogą być bezpośrednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Mogą one dotyczyć:
- wynagrodzeń pracowników przedsiębiorcy i pobierane od nich składki ZUS,
- zapłaty za usługi specjalistów zewnętrznych,
- koszty dzierżawy serwera i niezbędnych certyfikatów.
Usługi księgowe
Zastanawiasz się, czy możesz wrzucić usługi księgowe w koszty firmowe? Faktury za obsługę finansowo-księgową (biuro rachunkowe) warto uwzględnić w KUP, ponieważ umożliwia prawidłowe funkcjonowanie biznesu, co pośrednio przyczynia się do osiągania zysku.
Jak zwiększyć koszty w firmie jednoosobowej – praktyczne porady
Internet i telefon komórkowy to nieodłączne elementy prowadzenia działalności gospodarczej. Firmowy laptop przydaje się podczas przygotowywania prezentacji, korespondencji mailowej z klientami, wystawiania faktur, działań marketingowych, czy dodawanie produktów do sklepu internetowego.
Co można wrzucić w koszty prowadzenia działalności?
- czynsz i media,
- komputery, tablety, drukarki, skanery, akcesoria,
- oprogramowanie komputerowe,
- abonament za Internet i telefon (komórkowy i stacjonarny),
- wyposażenie biura,
- szkolenia, kursy językowe, konferencje,
- telewizory, aparaty fotograficzne, kamery, sprzęt audio,
- koszty usług księgowych,
- koszty podróży służbowych,
- odzież robocza,
- okulary korekcyjne.
Co można jeszcze wliczyć w koszty firmy? Wielu przedsiębiorców uwzględnia wydatki związane z promocją i reklamą – strona www, wizytówki, logo, Google Ads, prezenty, płatne ogłoszenia. Do kosztów uzyskania przychodów zaliczamy też reklamy w social media, prasie, telewizji, czy na billboardach.
Czego nie można wliczyć w koszty?
Wielu przedsiębiorcom wydaje się, że zakup okularów korekcyjnych można zaliczyć do kosztów firmowych. Stanowisko fiskusa jest jednak inne. Nie można ich wrzucić w koszty uzyskania przychodów w jednoosobowej działalności gospodarczej. Administracja skarbowa twierdzi, że wydatek ma charakter osobisty. Nie ponosimy takiego wydatku, żeby osiągnąć przychody, ale po to, aby chronić wzrok. Sprawa wygląda inaczej, gdy pracodawca zatrudnia pracowników, a ten dostał zaświadczenie o konieczności noszenia okularów od lekarza medycyny pracy.
Za koszty prowadzenia działalności nie można też uznać wydatków na pakiet medyczny, karnet sportowy, czy polisę na życie. Taka sama zasada obowiązuje w przypadku opłat za szkolenia, kursy i studia, jeśli nie są one ściśle związane z charakterem firmy. To oznacza, że nie możemy np. wydatków za kurs florystyczny wrzucić w KUP, gdy prowadzimy salon fryzjerski.
Zakup ekskluzywnego pióra, drogich obrazów, antyków i przedmiotów kolekcjonerskich uznaje się za reprezentację, w związku z tym nie stanowią one kosztu podatkowego. Jeśli mamy wątpliwości, czy dane wydatki możemy wrzucić w koszty, skorzystajmy z pomocy doświadczonej księgowej.
