Planując założenie działalności gospodarczej, najprawdopodobniej będziesz zobowiązany do posiadania konta firmowego, choć jest to zależne od formy prawnej prowadzonej działalności. Nie ulega jednak wątpliwości, że konto firmowe jest takim narzędziem, dzięki któremu zarządzanie finansami przedsiębiorstwa jest dużo wygodniejsze. Dowiedz się więcej na temat konta firmowego z naszego artykułu i przekonaj się, czym się ono różni od konta osobistego.
Czym jest konto firmowe?
Konto firmowe to rachunek bieżący, stworzony z myślą o przedsiębiorcach. Osoby posiadające takie konto, mogą realizować bieżące transakcje, czyli m.in. rozliczenia z kontrahentami czy opłacać obowiązkowe składki ZUS. Jest to narzędzie, dzięki któremu prowadzenie transakcji biznesowych jest dużo prostsze. Przedsiębiorcy jednak często zastanawiają się, czy konto firmowe jest obowiązkowe. Przecież teraz praktycznie każdy z nas ma standardowe konto osobiste, a konto bankowe firmowe stanowi dodatkowy, niemile widziany na początku zakładania firmy, wydatek. Przecież wiadomo, że koszty prowadzenia działalności gospodarczej zwłaszcza na starcie potrafią być duże. Okazuje się, że to, czy jest to niezbędne, zależy od formy prawnej prowadzonej działalności.
Czym się różni konto firmowe od osobistego?
Między kontem firmowym a osobistym występuje całkiem sporo różnic. Jedną z takich jest, chociażby ich przeznaczenie. Konto osobiste jest przeznaczone do prywatnych rozliczeń, natomiast konto firmowe – do biznesowych.
Istotną różnicą są też warunki prowadzenia takiego konta. Za osobiste konto płaci się niewiele, można nawet znaleźć całkowicie darmowe rachunki. Inaczej jest w przypadku kont firmowych, które najczęściej generują dodatkowe, spore opłaty – nie tylko za prowadzenie konta, ale także za wybrane usługi. Darmowe konta firmowe to rzadkość.
Bardzo ważne jest również to, że jedynie konta firmowe mogą znaleźć się na białej liście podatków VAT. Tylko one pozwalają na dokonywanie split paymentu, czyli podziału płatności na kwotę netto i należnego VAT-u.
Czy trzeba mieć konto firmowe?
Czy muszę mieć konto firmowe? Zdążyliśmy już wspomnieć, że prowadzenie konta firmowego nie jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. To, czy jest to wymagane, zależy od formy prawnej, pod jaką zarejestrowana jest firma.
Kiedy konto firmowe jest obowiązkowe?
Zgodnie z prawem przedsiębiorcy muszą posiadać rachunek bankowy, ale prawo nie odróżnia konta osobistego od konta firmowego. Jeśli więc jesteś właścicielem jednoosobowej firmy i zastanawiasz się, czy trzeba mieć konto firmowe, wiedz, że nie ma takiej konieczności, ponieważ możesz korzystać z konta prywatnego.
Nie zmienia to faktu, że w niektórych przypadkach zachodzi obowiązek założenia konta firmowego. To niezbędne, gdy przedsiębiorca jest podatnikiem VAT. Należy wspomnieć tutaj o przepisach z zakresu podatku od towarów i usługach, które mówią, że jedynie numery firmowych rachunków bankowych mogą być w Wykazie podatników VAT, a więc na Białej liście podatników VAT. Jeśli nie będziesz posiadał takiego wpisu i rachunku firmowego, możesz nie mieć możliwości dokonywania transakcji z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.
Do założenia konta firmowego zobowiązane są również zagraniczne firmy. Zgodnie z ustawą o VAT, rachunek VAT powinien być prowadzony wyłącznie w PLN, a wszelkie transakcje na terenie kraju muszą być wykonywane za pośrednictwem kont firmowych w polskich złotówkach.
Co więcej, konto firmowe muszą założyć przedsiębiorcy zatrudniający pracowników na JDG, fundacje, spółki z o.o., spółki cywilne czy spółki jawne. Jednak nawet jeśli w Twoim przypadku nie jest wymagany taki krok, warto go rozważyć, ponieważ prowadzenie konta firmowego wiele ułatwia.
Ranking kont firmowych
Ranking kont firmowych to narzędzie, z którego powinieneś skorzystać, jeśli chcesz znaleźć najlepsze konta firmowe. Jest to zestawienie ofert bankowych rachunków stworzonych z myślą o przedsiębiorcach. Zwykle ma postać listy z poszczególnymi ofertami, przy których są wymienione najważniejsze dane. Z porównywarką kont firmowych wybranie najlepszej oferty konta firmowego jest banalnie proste. Jeśli chcesz ją znaleźć, wpisz po prostu w wyszukiwarkę „ranking kont firmowych”.
Czy można założyć konto firmowe przed rozpoczęciem działalności?
Jesteś dopiero na etapie planowania swojego biznesu i już wiesz, że potrzebne będzie konto firmowe? Pewnie przez głowę przeszła Ci myśl, że może już teraz mógłbyś je założyć. Niestety, nie ma takiej możliwości. Wynika to z tego, że podczas składania wniosku o konto, konieczne jest podanie NIPu i REGON firmy. Dopóki nie zarejestrujesz działalności, nie będzie ona wpisana do CEIDG czy KRS. Oznacza to, że najpierw musisz zarejestrować działalność gospodarczą, a dopiero później otworzyć konto firmowe.
Co jest potrzebne do założenia konta firmowego?
Założenie konta firmowego jest dość prostym zadaniem. Przedsiębiorcy nie muszą składać dużych ilości dokumentów, a wszelkie formalności są ograniczone do minimum. Aby otworzyć konto firmowe, konieczne będzie przedstawienie takich dokumentów jak m.in.:
- dowód osobisty,
- wpis do ewidencji działalności gospodarczej,
- zaświadczenie o nadaniu numeru identyfikacyjnego REGON.
Docenisz również fakt, że możesz założyć konto firmowe przez Internet, czyli praktycznie bez wychodzenia z domu. W dzisiejszych czasach możesz to zrobić właściwie w dowolnym momencie – gdziekolwiek jesteś. Niezbędny będzie jedynie telefon lub komputer z dostępem do Internetu.
Jak założyć konto firmowe – krok po kroku
Konto firmowe możesz założyć w oddziale banku lub online. Ten drugi sposób jest zdecydowanie częściej wybierany. Sprawdź, co powinieneś zrobić krok po kroku, aby założyć konto dla firmy online!
- Wybierz bank. Przeprowadź research i sprawdź, jakie oferty proponują różne banki. Spośród dostępnych opcji wybierz tę, która najbardziej Ci odpowiada.
- Przygotuj niezbędne dokumenty. Powyżej wspomnieliśmy, które będą niezbędne.
- Wypełnij formularz, uzupełniając go swoimi danymi i danymi firmy, na którą chcesz założyć konto.
- Sprawdź, czy wprowadzone dane są poprawne.
- Podpisz umowę po uzyskaniu pozytywnej weryfikacji.
- Gotowe! Teraz wystarczy, że poczekasz na aktywację konta. Zwykle zajmuje to od kilku minut do kilku dni.
Na co powinieneś rzucić okiem podczas wyboru konta firmowego?
Każdy przedsiębiorca może oczekiwać czegoś nieco innego od korzystnej oferty konta firmowego. Jednemu będzie zależało na niskich kosztach przelewów ekspresowych, natomiast innemu na niskich kursach walut. Jakie są jednak podstawowe aspekty, na które każdy przedsiębiorca powinien rzucić okiem podczas szukania najatrakcyjniejszej oferty? Należą do nich:
- wysokość opłat za korzystanie z karty debetowej,
- wysokość opłat za prowadzenie rachunku – zwróć uwagę, czy bank nie gwarantuje czasem niższych opłat tylko po spełnieniu określonych warunków (może nim być np. wykonanie określonej liczby przelewów),
- wysokość opłat za wykonywane przelewy – zainteresuj się m.in. tym, czy bank zapewnia bezpłatne przelewy do ZUSu i US,
- dodatkowe usługi – sprawdź, czy ich oferta jest odpowiednio dopasowana do indywidualnych potrzeb Twojego biznesu.
- obecne promocje – kuszą one przedsiębiorców, lecz często obowiązują tylko w początkowym okresie, a później warunki prowadzenia konta drastycznie się zmieniają, co koniecznie musisz wziąć pod uwagę.
Konto prywatne jako firmowe – czy to możliwe?
Prowadzenie działalności gospodarczej z wykorzystaniem konta osobistego jest realne, choć takie rozwiązanie nie zawsze się sprawdza. Przede wszystkim w takim przypadku dużo trudniejsza jest kontrola funkcjonowania biznesu. Pomyśl sobie, że transakcje firmowe będą mieszały się z zakupami spożywczymi do domu. Brak możliwości rozdzielenia budżetów to jeden z największych minusów prowadzenia konta prywatnego jako firmowego.
Jeśli mimo wszystko chcesz korzystać z konta osobistego jako firmowego, zastanów się nad założeniem dedykowanego rachunku na ten cel. Możesz to zrobić, otwierając konto w nowym banku lub złożyć wniosek o kolejny ROR w obecnym banku. Wówczas na dedykowanym rachunku przeprowadzaj tylko operacje firmowe, co umożliwi Ci oddzielenie finansów firmowych od tych osobistych.
Zawieszenie działalności a konto firmowe
Na zawieszenie działalności nierzadko decyduje się przedsiębiorca, gdy jego firma zmaga się z chwilowymi kłopotami np. z płynnością finansową. Wówczas może zadawać sobie pytanie, co z kontem firmowym? Jest to element, bez którego właściciele firm często nie mogą się obejść. W przypadku zawieszenia działalności możesz rozważać również zawieszenie konta firmowego. Niestety taka opcja zwykle nie jest dostępna.
Gdy znajdziesz się w takiej sytuacji, możesz rozwiązać umowę prowadzenia konta firmowego bądź zatrzymać konto i dalej je opłacać. Co jest najlepszą opcją? Naszym zdaniem warto zatrzymać konto firmowe i nadal regulować opłaty – dzięki temu, gdy postanowisz wznowić prowadzenie działalności, zmniejszysz liczbę formalności. Poza tym nie będziesz zobowiązany do informowania kontrahentów o zmianie konta, co pozwoli zaoszczędzić sporo czasu i pozbędziesz się ryzyka popełnienia pomyłki.
Czy komornik może zająć konto firmowe za prywatne długi?
Przedsiębiorców często interesuje również inna kwestia. Otóż czy komornik może zająć konto firmowe za prywatne długi, czyli osobiste? Odpowiedź na to pytanie nie może być jednoznaczna, ponieważ jest to zależne od kilku czynników, a przede wszystkim od tego, w jakiej formie prawnej prowadzisz biznes.
Jeśli jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, jak najbardziej jest taka możliwość. A w dodatku nie obowiązuje tutaj kwota wolna od zajęcia. Komornikowi przysługuje całkowita dowolność w dysponowaniu zgromadzonymi na rachunku środkami, choć obowiązują go pewne obostrzenia. Oznacza to m.in., że musi pozostawić na rachunku bankowym środki przeznaczone na bieżące wynagrodzenia dla pracowników z niezbędnymi podatkami.
Sprawa wygląda zupełnie inaczej w sytuacji gdy prowadzisz firmę w formie spółki kapitałowej (np. spółkę z o.o.) bądź ułomnej osoby prawnej (np. spółka jawna). W takiej sytuacji nie musisz się martwić, ponieważ komornik nie może zająć konta firmowego za Twoje prywatne długi.
Czy z konta firmowego można robić prywatne zakupy?
Prowadząc konto firmowe, możemy mieć czasem potrzebę skorzystania z niego w celu opłacenia prywatnych wydatków. Czy to jest w ogóle możliwe? Czy można zrealizować przelew z konta firmowego na prywatne?
Tak naprawdę wszystko zależy tutaj od formy prowadzenia działalności. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, jak najbardziej jest taka możliwość, ponieważ środki zgromadzone na koncie firmowym należą do właściciela firmy. Oznacza to, że może on wykonywać przelewy na prywatne konta, opłacać domowe rachunki lub płacić kartą za prywatne zakupy. Choć co jest oczywiste: prywatne zakupy z konta firmowego nie mogą być wliczone do kosztów uzyskania przychodów firmy.
A czy z konta firmowego można robić prywatne zakupy, jeśli prowadzona jest spółka? Jeśli konto firmowe należy np. do spółki z o.o., nie ma możliwości płacenia kartą firmową za prywatne zakupy, co wynika z tego, że wszystkie pieniądze zgromadzone na rachunku należą jedynie do spółki, więc można je wydać tylko na płatności firmowe. Jeśli dojdzie do pomyłki i przedsiębiorca zapłaci kartą firmową za prywatne zakupy, konieczne będzie rozliczenie transakcji w księgach rachunkowych. Warto dodać, że choć używanie konta bankowego firmowego do opłacania prywatnych zakupów w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych jest możliwe, to nie jest to zbyt dobry pomysł, ponieważ szybko możesz stracić przejrzystość finansów firmy, utrudnisz sobie kontrolowanie finansów czy zwiększysz ryzyko utraty płynności finansowej firmy. Polecamy zatem mieć dwa konta – konto osobiste i konto firmowe – i prowadzić je zgodnie z przeznaczeniem.
