Pieczątka stanowi znak rozpoznawczy firmy. Może ona zachęcić klientów do nawiązania kontaktu lub skłonić do wyboru konkurencji. Nie tylko świadczy o naszej wiarygodności, lecz także nadaje moc prawną dokumentom. Przydaje się zarówno w przypadku jednoosobowych działalności, jak i dużych przedsiębiorstw. Sprawdź, co powinna zawierać pieczątka!
Czym jest pieczątka firmowa i do czego służy?
Pieczątka firmowa to niewielkie urządzenie samotuszujące, które umożliwia identyfikację firmy lub osoby zajmującej określone stanowisko. Dzięki użyciu gumki polimerowej zyskujemy gwarancję precyzyjnego odbicia. Dodatkowo możemy dopasować kolor tuszu do swoich potrzeb. Zazwyczaj możemy wybrać czarny, zielony, niebieski i czerwony.
Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga dopilnowania wielu formalności, a wyrobienie pieczątki firmowej jest jedną z nich. Chociaż nie jest ona obligatoryjna, zdecydowanie ułatwia życie. Dzięki temu stempel stanie się jednym z elementów wizerunku firmy. Można go umieszczać na różnych dokumentach, żeby zwiększyć świadomość marki wśród grupy docelowej. Sprawdź, jakie dane muszą być na pieczątce firmowej!
Pieczątka firmowa – o czym warto pamiętać?
Zastanawiasz się, czy warto posiadać pieczątkę firmową? Tak, ponieważ Twoja marka wzbudza wtedy zaufanie. Ponadto możesz zaoszczędzić sporo czasu. Nie musisz podpisywać wszystkich dokumentów, wystarczy, że przybijesz pieczątkę. Dla potencjalnych klientów stanowi ona źródło danych kontaktowych. Nie musimy też pamiętać numeru NIP swojej firmy, ani mieć dokument ze wspomnianymi danymi.
Wyrobienie pieczątki firmowej kosztuje kilkadziesiąt złotych, ale może nam znacznie ułatwić pracę. Stempel pojawia się nie tylko na fakturach, lecz także korespondencji, kuponach rabatowych i umowach. Dzięki temu nazwa firmy utkwi w pamięci klientów.
Wbrew pozorom pieczątki mogą służyć nie tylko do znakowania faktur i innych dokumentów. Warto je umieszczać na ulotkach, produktach przecenionych lub objętych promocją. W ten sposób zwiększymy rozpoznawalność marki. Nie obniżamy przy tym jakości produktu. Wystarczy, że umieścimy stempel na metce lub opakowaniu zewnętrznym.
Przedsiębiorcy korzystają z niej codziennie, dlatego należy zadbać o to, żeby treść pieczątki firmowej była kompletna. Dzięki temu nie trzeba umieszczać dodatkowych informacji na dokumentach. Można ją wtedy wykorzystać przy adresowaniu kopert, czy załatwiania spraw urzędowych.
Przydatne akcesoria biurowe
Czym kierować się przy wyborze pieczątki firmowej? Chociaż walory estetyczne są ważne, nie zapominajmy o funkcjonalności. Przede wszystkim sprawdźmy, jak uzupełnić tusz. W przypadku modeli automatycznych zazwyczaj trzeba wyciągnąć tuszownicę i dolać kilka kropel tuszu. Następnie wsuwamy wspomniany element do pieczątki i czekamy kilka minut.
W biurze przyda się również datownik. To rodzaj pieczątki, którą można ustawić tak, żeby jej odcisk pokazywał datę. Dzięki temu nie musimy własnoręcznie umieszczać jej na dokumentach. Takie rozwiązanie pozwala zaoszczędzić sporo czasu. Dodatkowo umożliwia uporządkowanie korespondencji według daty wpływu.
W przypadku dużej liczby osób decyzyjnych warto zamówić pieczątki osobiste, na których znajdują się następujące informacje: imię, nazwisko i pełnionej funkcji. Można je przybijać na wewnętrznych dokumentach, takich jak listy obecności, ogłoszenia i rozporządzenia. Dodatkowo pracownicy zrobią na nich parafkę, zamiast składać czytelny podpis.
Co powinno znajdować się na pieczątce firmowej?
Pieczątki różnią się kształtem, rozmiarami, obudową i materiałem wykonania. Czym kierować się przy wyborze stempla? Wielu przedsiębiorców zwraca uwagę na cenę, która zależy przede wszystkim od wielkości pieczątki. Możesz wybrać dowolny kolor tuszu. Zrezygnuj jednak z czerni, ponieważ trudno będzie wtedy odróżnić oryginalny dokument od kserokopii. Wyrabianiem pieczątek zajmują się profesjonalne firmy.
W zależności od preferencji możesz wybrać punkt stacjonarny lub zamówić stempel w Internecie. Jeśli zdecydujesz się na drugie rozwiązanie, prześlij projekt w elektronicznym formacie. Zanim jednak to zrobisz, sprawdź, jak powinna wyglądać pieczątka firmowa. Dzięki temu zyskujesz pewność, że spełnia ona wymogi.
Pieczątka powinna zawierać następujące informacje:
- pełną nazwę firmy lub spółki, a jeśli to osoba fizyczna prowadzi działalność – imię i nazwisko przedsiębiorcy,
- adres głównej lub wybranej lokalizacji firmy,
- NIP.
Zastanawiasz się, jaką zamówić pieczątkę firmową? Jakie dane mogą się jeszcze znaleźć na stemplu? Jeśli chcesz, dodaj logo firmy, numer telefonu, adres e-mail i strony internetowej.
Czy na pieczątce firmowej powinno znaleźć się logo? Nie, ale jeśli się już na nie zdecydujemy, zwróćmy uwagę, żeby nie było skomplikowane. W przeciwnym razie logo będzie mało czytelne. Czy na pieczątce firmowej trzeba umieszczać numer REGON? Kiedyś taki obowiązek narzucała Ustawa o statystyce publicznej, ale po jej nowelizacji, nie musimy podawać takiej informacji.
Jak wygląda sytuacja z pieczątką w spółce z o.o.?
W przypadku pieczątki spółki z o.o. należy umieścić na niej następujące informacje:
- nazwa spółki (pełna lub skrócona),
- forma prawna,
- adres siedziby,
- NIP, oznaczenie sądu rejestrowego, numer KRS,
- wysokość kapitału zakładowego i wpłaconego (jeśli dotyczy).
Czy firma jednoosobowa musi mieć pieczęć firmową?
Chociaż pieczątka firmowa nie jest obowiązkowa, zdecydowanie ułatwia prowadzenie biznesu. Przyda się nam, gdy będziemy chcieli coś załatwić w urzędzie lub banku. Na drukach często znajduje się miejsce na pieczątkę, jeśli jednak jej nie mamy, możemy złożyć oświadczenie, iż nie posiadamy stempla. W takiej sytuacji wystarczy podpisać dokument.
Niektórzy urzędnicy twierdzą, że pieczątka jest niezbędna. Możemy się wówczas powołać na art. 20 ust. 2 i 4 Ustawy z dnia 6 marca 2018 Prawo Przedsiębiorców. Prawodawca wskazuje, że nazwa firmy i NIP pozwalają na identyfikację przedsiębiorcy. Zastanów się jednak, czy chcesz tracić czas na kłótnie w urzędach. Pieczątka firmowa pozwala zaoszczędzić sporo stresu.
W ten sposób informujemy drugą stronę, że ma ona do czynienia z wiarygodną firmą. Pieczęć firmowa pomoże nam w kreowaniu profesjonalnego wizerunku. W przypadku jednoosobowej działalności ma też charakter reklamowy.
